Manual de Smart ERP

1. Abre Smart ERP con el enlace que te dio tu empresa.
2. Escribe tu «Correo electrónico» y la contraseña que te llegó por correo al darte de alta, y pulsa «Ingresar».
3. Si te pide definir una contraseña propia, escríbela en «Nueva contraseña» (mínimo 8 caracteres) y repítela en «Confirmar contraseña».
4. Pulsa «Guardar y continuar»: entras a Tu panel.

Conviene saberSi tu empresa entra con su cuenta corporativa, al escribir el correo aparece «Continuar con inicio de sesión corporativo» en lugar de la contraseña: púlsalo y entra con esa cuenta.

1. En la pantalla de inicio de sesión, pulsa «¿Olvidaste tu contraseña?».
2. Escribe tu «Correo electrónico» y pulsa «Enviar enlace».
3. Abre el correo que te llega y entra a su enlace.
4. Escribe la contraseña nueva, confírmala y pulsa «Restablecer contraseña». Luego ingresa con ella.

1. Arriba a la derecha, pulsa el ícono de la persona (tu menú de usuario).
2. Pulsa «Cambiar contraseña».
3. Escribe la «Contraseña actual» y la «Nueva contraseña», y repite la nueva en «Confirmar contraseña».
4. Pulsa «Cambiar contraseña»: el sistema te devuelve al ERP.

1. Pulsa el ícono de la persona, arriba a la derecha.
2. Pulsa «Cerrar sesión».

Conviene saberEn una computadora compartida, cierra siempre la sesión al terminar: abierta, cualquiera trabaja con tu nombre y con tu rol.

1. Pulsa el ícono de la persona, arriba a la derecha.
2. Debajo de tu nombre dice «Rol:», seguido de tu rol y el nombre de la empresa.

1. Si necesitas una pantalla que no es de tu rol, pídelo a Gerencia.
2. Gerencia lo cambia en Configuración → Usuarios y roles.
3. Para ver el rol nuevo, cierra sesión y vuelve a entrar.

1. Pulsa el nombre de una sección para ver sus pantallas; púlsalo otra vez para cerrarla.
2. La sección de la pantalla en la que estás se abre sola, y su entrada queda marcada.
3. El sistema recuerda qué secciones dejaste abiertas.

1. Al pie del menú, pulsa «Plegar el menú»: queda una columna de íconos, uno por sección.
2. Pulsa un ícono para ver al lado la lista de esa sección.
3. Pulsa el ícono del pie para desplegarlo otra vez. Se recuerda para la próxima visita.

1. Entra a Configuración → Empresa y abre la pestaña «Varios».
2. Baja hasta «Lo que no aparece en el menú, y por qué».
3. Cada grupo dice qué falta y qué hacer: encenderlo en la empresa, sumarlo al plan o pedir otro rol.

1. Pulsa Ctrl+K (en Mac, ⌘+K) en cualquier pantalla, o la caja «Busca un cliente, una factura o una pantalla…» de la barra de arriba.
2. En el teléfono o en pantallas pequeñas, pulsa la lupa de arriba.
3. Esc lo cierra.

1. Abre el buscador y escribe el número: basta «123»; también sirven «000000123» o «001-001-000000123».
2. O escribe el nombre del cliente, su RUC o su cédula.
3. Muévete con las flechas y pulsa Enter (o haz clic) para abrir el comprobante.

Conviene saberPor clave de acceso también se encuentra, pegándola completa.

1. Abre el buscador y escribe parte del nombre de la pantalla, por ejemplo «cuentas» o «declaracion».
2. En «Ir a» salen las que coinciden, con su sección debajo.
3. Pulsa Enter para ir a la marcada.

1. Escribe el código o parte de la descripción del producto.
2. Elígelo: se abre Productos y servicios ya filtrado por lo que buscaste.

1. Pulsa la campana, arriba a la derecha.
2. Lee cada línea: cuántas cosas, qué son y por cuánto.
3. Pulsa una línea para ir directo a la pantalla donde se resuelve.

Conviene saberSin nada pendiente, la campana no lleva número y dice «Nada pendiente hoy».

1. Entra a Configuración → Empresa y abre la pestaña «Varios».
2. En «Cada mañana: «Lo tuyo hoy»», enciende «Enviar «Lo tuyo hoy» por correo».
3. Elige «A la hora», con cuántos días de anticipación avisar («Avisar lo que vence en», «Contratos que terminan en») y si sale «También sábado y domingo».
4. Pulsa «Guardar cambios». Si lo quieres ya, «Enviarlo ahora a todos» lo manda en el momento.

1. Entra a la pantalla que usas siempre, por ejemplo Cuentas por cobrar.
2. Pulsa la estrella junto al título («Añadir a mis accesos del panel»): queda amarilla.
3. Para quitarla, pulsa la estrella otra vez.

1. En Tu panel, junto a «Mis accesos», pulsa «Elegir» (o «Editar», si ya tienes).
2. Marca las pantallas en el orden en que las quieres: el número de la derecha dice su puesto.
3. Pulsa «Guardar».

Conviene saberAl llegar a doce no se pueden marcar más: desmarca uno para poner otro.

1. En la computadora, pulsa el ícono de ayuda (?) de la barra de arriba. En el teléfono, abre tu menú de usuario (el ícono de la persona) y pulsa «Ayuda de esta pantalla».
2. Se abre este manual en una pestaña nueva, justo en la parte de esa pantalla. El sistema sigue abierto en la otra pestaña.
3. Para el manual entero, entra a Inicio › Ayuda.

Conviene saberEn el manual puedes elegir tu rol para ver solo lo tuyo, o buscar lo que quieres hacer («anular una factura»).

1. En Tu panel, lee el cuadro «Nuevo en Smart ERP».
2. Pulsa «Ir» para abrir la pantalla de esa novedad.
3. Pulsa la X («Ya lo vi») para quitarla.

1. La primera vez que entras a una pantalla que lo tiene, el cuadro sale abierto: léelo.
2. Pulsa «Entendido» para cerrarlo.
3. Para volver a verlo, pulsa el enlace «Cómo se lee esta pantalla» que queda en su lugar.

1. En la barra de arriba, pulsa la luna: la pantalla pasa a fondo oscuro.
2. Pulsa el sol para volver al claro.
3. La elección se recuerda en ese navegador.

1. Usa la barra de abajo: «Inicio» abre Tu panel, «Facturas» los documentos emitidos y «Clientes» la lista de clientes.
2. «Más» abre el menú completo; ciérralo con la X o tocando fuera de él.
3. Arriba tienes la lupa para buscar y la campana con lo tuyo de hoy.
4. En las listas, cada fila es una tarjeta con lo importante (cliente o proveedor, total, estado) y los botones al pie.

1. Pulsa «Personalizar», a la derecha de «Lo tuyo».
2. En cada bloque, usa las flechas para subirlo o bajarlo, o «Quitar» para sacarlo.
3. Abajo, en «Agregar bloques», pulsa «Agregar» en los que quieras. Están agrupados en Cómo va, Operación, Dinero, Contabilidad y SRI, y Compras e inventario.
4. Pulsa «Listo». Se guarda solo y te sigue a cualquier dispositivo.

Conviene saberSolo se ofrecen los bloques que tu rol puede ver. Si te arrepientes, «Personalizar» → «Volver al de mi rol» devuelve el panel de fábrica.

1. En el gráfico de las ventas del mes («Las ventas de …, día a día»), elige Barras, Acumulado o Calendario.
2. En «El año … en el libro», elige Barras, Espejo, Resultado o Líneas.
3. La vista que elijas se recuerda para ti.

1. En el bloque «La meta del mes», la barra dice cuánto llevas; la raya marca dónde deberías ir a esta altura del mes.
2. Debajo, «A este ritmo cierra en», «Falta para llegar» y «Para llegar, cada día».
3. Si no tienes el bloque, agrégalo con «Personalizar».

Conviene saberCómo fija Gerencia las metas de la empresa y de cada vendedor está en «Metas de venta».

1. Mira «Lo que pide atención»: «Rechazados por el SRI», «El SRI no los recibió» y «Esperando al SRI».
2. Pulsa una fila: se abre Documentos emitidos filtrada por ese estado.
3. Abre cada comprobante para ver el motivo que dio el SRI y corregirlo.

Conviene saberLo que espera al SRI todavía no tiene validez: no lo entregues al cliente hasta que salga autorizado.

1. La cifra grande son las ventas del mes: sin IVA, netas de notas de crédito y solo de comprobantes autorizados.
2. Debajo se comparan con los mismos días del mes anterior, con el porcentaje de subida o bajada.
3. Al lado, el día a día; en rojo, los días con más devoluciones que ventas.
4. Más abajo, «Quién compró este mes» y «Qué se vendió este mes».

1. Mira «Lo que pide atención»: «Vencido sin pagar» y «Vence esta semana».
2. Pulsa una fila: se abre Cuentas por pagar ya filtrada, y la lista suma lo mismo que la cifra.
3. «Lo que toca pagar primero» ordena las facturas por vencimiento, y «A quién se le debe más» muestra qué proveedores concentran la deuda.

1. Si sale «Recepciones por confirmar», púlsala: se abre Recepciones con las pendientes.
2. Confirma cada una: hasta hacerlo, lo recibido no entra al stock.

1. Mira «Lo que pide atención»: «Sin stock» y «Por reponer» abren Alertas ya filtrada.
2. En «Qué reponer primero» sale lo agotado y luego lo que llegó a su punto de reorden.
3. Haz el pedido en Compras → Órdenes de compra.

1. Pulsa «Lotes vencidos» o «Lotes por vencer» para ver la lista en Alertas.
2. En «Lotes vencidos o por vencer» salen los que tienen existencias, los vencidos primero.

1. «Sin venta en 90 días» dice cuánto vale lo que no se vende.
2. Púlsalo para ver la lista en Alertas, o revisa «Lo que no se vende», de mayor a menor valor.

1. Mira «Las próximas ocho semanas»: parte de «Hoy en bancos» y suma y resta los cobros y pagos en la fecha en que vencen.
2. «Lo más bajo» es el peor momento; en rojo, el saldo baja de cero.
3. Pulsa «Flujo proyectado» para ver qué cobros y pagos caen cada semana.

1. «El mes en el libro» trae ingresos, costo de ventas, margen bruto, gastos y resultado.
2. Cada línea se compara con los mismos días del mes anterior.
3. Pulsa «Estado de resultados» para ver el detalle.

1. Mira «Cuánto tarda en volver el dinero», calculado con los últimos 90 días del libro.
2. Suma lo que tardas en cobrar y lo que la mercadería espera en bodega, y resta lo que tardas en pagar a proveedores.
3. Para más detalle, pulsa «Reporte gerencial».

1. Mira «Lo que vence con el SRI»: cada obligación con su fecha límite.
2. Pulsa «Declaraciones» para prepararlas.

1. Si sale «Asientos por aprobar», púlsalo: se abre Asientos con los borradores.
2. Revísalos y apruébalos: en borrador no cuentan en las cifras del panel.

1. «El IVA del mes» resta al IVA de las ventas el de las compras.
2. Si dice «Por declarar», es lo que toca pagar; si dice «Crédito a tu favor», es crédito tributario de la empresa.

1. Junto a «Rentabilidad», elige la fecha inicial y la final (de entrada, del 1 de enero a hoy).
2. Pulsa «Generar».
3. Lee las ventas, el costo, las utilidades y los márgenes; debajo, cómo se movieron los márgenes en los últimos seis meses.

1. En «Liquidez», mira el saldo de caja y bancos y cuántos días de gasto cubre («Días de caja»).
2. El gráfico compara lo que se espera cobrar con lo que hay que pagar a 30, 60 y 90 días.

1. En «Comparativos», «Ventas YTD vs año anterior» compara lo vendido en lo que va del año con el año anterior.
2. Mira la estacionalidad de los últimos 12 meses y cuántos clientes fueron nuevos y cuántos recurrentes este mes.
3. En «Concentración de cartera», ve qué parte de las ventas del año se llevan tus cinco clientes principales.

Conviene saberSi esos cinco pasan de la mitad de las ventas, el reporte lo advierte: perder uno de ellos se notaría mucho.

1. Entra en Ventas → Nuevo documento y elige «Factura». El formulario va en cinco pasos y cada uno termina con un botón «Siguiente» que te lleva al que sigue.
2. En «1. Detalles de factura» revisa la «Sucursal», el «Punto emisión» y la «Fecha emisión». El «Próximo secuencial» lo pone el sistema y no se cambia.
3. En «2. Datos del cliente» escribe en «Buscar por nombre, RUC o cédula» y elige al cliente. Con el buscador vacío ves «A quienes más facturas», para elegir con un clic. Si es una venta sin datos, marca «Consumidor final».
4. Si el cliente no existe, pulsa «Nuevo cliente», escribe su RUC o cédula (los datos llegan solos del SRI), completa su correo y pulsa «Guardar»: queda elegido en la factura.
5. En «3. Productos» busca en «Buscar productos por nombre...» y elige. En la ventana «Agregar producto» pon «Cantidad», «Precio unitario» (sin IVA) e «IVA» y pulsa «Agregar producto».
6. Si no está en el catálogo, pulsa «Nuevo producto» (o «Crear producto» desde el buscador) y deja marcado «Guardar en el catálogo» si lo vas a volver a vender: se guarda sin control de inventario, que activas después en Productos y servicios.
7. En cada línea puedes corregir descripción, cantidad, precio, IVA y descuento; el ícono de copiar duplica la línea y la papelera la quita.
8. En «4. Cobros» elige el «Método» de pago. Si el cliente paga con varios, usa «Agregar pago» y el botón «Resto» hasta que «Restante» quede en cero. Revisa el resumen y pulsa «Emitir documento» (en el teléfono, «Emitir»).

Conviene saberEl total en pantalla es una vista previa: el que vale lo calcula el sistema al emitir, con la tarifa de IVA vigente en la fecha de emisión.

1. En «4. Cobros» marca «Factura cobrada» solo si el dinero ya entró: se registra el cobro y la factura no queda en cuentas por cobrar.
2. Si no está cobrada, revisa la «Fecha máxima de pago». Se propone con los días de crédito del cliente (o el máximo del mes si no tiene) y la puedes cambiar; de ella sale el plazo que se declara al SRI.
3. En «Vendedor» queda propuesto quien emite. Cámbialo si la venta es de otra persona: de aquí salen las comisiones.
4. En «Proyecto (opcional)» elige el trabajo al que pertenece la venta; los proyectos del cliente salen primero.
5. Si el cliente tiene órdenes de compra abiertas, aparece «Orden de compra del cliente (opcional)» con lo que queda de cada una. Su número sale solo en la factura, y la pantalla avisa si la orden venció o si la factura pasa de su saldo.
6. En «5. Detalles adicionales» ya llegan el código, el correo, el teléfono y los días de crédito del cliente. Con «Agregar» pones otros datos (Nombre y Valor) que salen impresos en la factura; la papelera quita una fila.

Conviene saberNo marques «Factura cobrada» por adelantado: una factura que se da por cobrada sale de la cartera y nadie la persigue.

1. Al pulsar «Emitir documento», el sistema firma la factura, la guarda y te lleva a su ficha en un momento. El envío al SRI arranca enseguida, por detrás.
2. La ficha se actualiza sola: dice «En cola» mientras el SRI responde y luego «Autorizado», normalmente en segundos.
3. Con la factura autorizada, el sistema arma el PDF (RIDE), se lo manda por correo al cliente con el XML, registra la venta en la contabilidad (si tu empresa la lleva) y descuenta del inventario lo que lleva stock.
4. Si sale «Rechazado», lee los «Motivos de rechazo» en la ficha: el documento no tiene validez tributaria.
5. Si el SRI no contesta, el sistema reintenta solo a los 5, 15 y 60 minutos. Si aun así no llega, queda en «Error» y desde la ficha puedes pulsar «Reenviar al SRI».

Conviene saberNo vuelvas a emitir la misma venta porque la ficha diga «En cola»: ya está registrada y saldrá sola. Emitirla otra vez crea una factura duplicada, que solo se arregla con una nota de crédito.

1. Elige «Nota de crédito» para anular o rebajar una factura, o «Nota de débito» para cobrar un valor adicional sobre una factura ya autorizada.
2. En «1. Factura origen» escribe al menos 4 caracteres en «Buscar factura autorizada» (RUC, razón social o número) y elige la factura.
3. Nota de crédito: escribe el «Motivo»; en «3. Tipo de nota» elige «Total» (revierte la factura completa) o «Parcial» y marca en «4. Items a acreditar» las líneas que se devuelven. Pulsa «Emitir NC».
4. Nota de débito: en «2. Configuración del cargo» elige el «IVA del cargo»; en «3. Motivos» escribe la razón y el valor de cada cargo («Agregar motivo» añade otro). Pulsa «Emitir ND».
5. Atajo: en la ficha de una factura autorizada, «Emitir nota de crédito» abre la nota con la factura ya elegida.

Conviene saberLa nota de crédito rebaja lo que el cliente debe en la cartera y, si devuelve mercadería, la regresa a la bodega.

1. Elige «Proforma». Es una oferta: no se firma, no va al SRI, no usa número de factura y no se cobra.
2. Busca o crea el cliente y agrega los productos o servicios.
3. En «3. Condiciones de la oferta» pon «Válida hasta» (opcional) y las «Notas y condiciones»: tiempo de entrega, forma de pago propuesta.
4. Pulsa «Guardar proforma». Después puedes «Descargar PDF» o «Enviar al cliente» por correo.
5. Cuando el cliente acepte, emite la factura desde Nuevo documento → «Factura».

Conviene saberUna proforma enviada ya no se edita, porque el cliente la vio con esos valores. Si cambian, haz una nueva.

1. Elige «Guía de remisión». La guía de una venta sale sola al despachar la factura (en Documentos emitidos, «Más» → «Despachar»); esta casilla es para los demás traslados.
2. En «1. Factura de sustento» busca la factura, si la hay: el destinatario se llena con su cliente.
3. En «2. Transportista y ruta» elige «Vehículo (placa)» y «Chofer», y pon «Fecha inicio», «Fecha fin» y «Dirección partida».
4. Completa «3. Destinatario» y «4. Productos transportados» y pulsa «Emitir guía».

Conviene saberLos vehículos y choferes se eligen de lo registrado en Contactos y productos → Vehículos y choferes: regístralos antes.

1. Escribe en «Filtrar por número, cliente, estado o tipo…». Si la lista no está entera, la búsqueda mira también los documentos anteriores.
2. Al lado ves cuántos quedan de cuántos: si no aparece nada, borra el filtro antes de concluir que no existe.
3. Pulsa «Ver» para abrir la ficha del comprobante.
4. Si llegaste desde el Panel de ventas, la lista viene filtrada (por ejemplo, solo los rechazados); «Ver todo» quita el filtro.

1. Abre el comprobante con «Ver».
2. En «Descargas» pulsa «Descargar PDF (RIDE)» o «Descargar XML». «Abrir clave en SRI» abre la consulta del SRI; copia antes la «Clave de acceso» con el ícono de su derecha.
3. En «Acciones» pulsa «Reenviar por correo»: el cliente recibe otra vez el PDF y el XML.
4. Para varios a la vez, marca sus casillas en la lista y usa «Descargar PDF» o «Descargar XML» en la barra que aparece.

Conviene saberSolo se reenvía lo autorizado. Si el cliente dice que no le llegó, revisa el correo de su ficha y sus «Personas de contacto».

1. En la fila de la factura pulsa «Duplicar» (en el teléfono, en el menú de acciones de la tarjeta).
2. Se abre «Duplicar factura» con el cliente, las líneas, la forma de pago, el proyecto, el vendedor y la información adicional de la original, con fecha de hoy y el siguiente número.
3. Revisa cantidades y precios y pulsa «Emitir documento».

Conviene saberSi una línea tenía una tarifa de IVA que ya no rige, pasa sola a la general vigente y la pantalla lo avisa.

1. Abre el comprobante «Rechazado» o con «Error» y lee los «Motivos de rechazo».
2. Si el problema fue del SRI (estaba caído o lento), pulsa «Reenviar al SRI» en la ficha, o «Más» → «Reintentar envío» en la lista. Queda «En cola» y se envía otra vez en pocos minutos.
3. Si el problema es un dato de la factura, reenviarla da el mismo rechazo: anúlala y emite otra con el dato corregido.

1. Si está autorizado, anúlalo primero en SRI en línea. El botón del sistema no anula nada en el SRI: registra aquí lo que ya anulaste allá.
2. Abre el comprobante y pulsa «Anular documento» (o, en la lista, «Más» → «Anular documento»).
3. Marca «Ya la anulé en el portal del SRI», escribe el número del comprobante para confirmar y pulsa «Anular».
4. El sistema revierte su asiento con fecha de hoy y devuelve la mercadería a la bodega.

Conviene saberLo autorizado solo lo anulan Gerencia y Contabilidad, y si la factura tiene cobros, Tesorería tiene que anularlos antes. Lo que nunca se autorizó lo anula cualquiera. Para rebajar solo una parte, usa una nota de crédito.

1. Pulsa «⋯» junto a «Nuevo» y elige «Cargar ventas de otro sistema».
2. Elige el reporte de comprobantes emitidos que exporta tu sistema anterior; puedes subir varios meses a la vez. Nada se carga hasta que lo confirmes.
3. Revisa mes por mes lo que entra y qué clientes se crean. Elige «Cómo te pagaron» y pulsa «Cargar N ventas».

Conviene saberEsas ventas cuentan en el 104, el ATS y los reportes de ventas, pero no en la cartera ni en los asientos, porque su cobro y su ingreso ya se llevaron en el otro sistema.

1. Pulsa «⋯» junto a «Nuevo» y elige «Exportar a Excel».
2. Elige Desde y Hasta (viene el mes en curso), el Tipo (o Todos) y el Estado: «Solo autorizados» o Todos.
3. Pulsa «Descargar Excel»: una fila por documento con sus bases, el IVA, el total y la autorización, y el total de cada tipo.

Conviene saberCon «Todos», los anulados salen tachados y no suman en los totales. Las notas de crédito tienen su propio total: no se restan de las facturas.

1. Pulsa «Nueva orden».
2. En «Carga el PDF de la orden y lo llenamos por ti» pulsa «Elegir archivo» y elige el PDF (o una imagen). Se leen el cliente, el número, la fecha, la vigencia y el monto, y se llena lo que esté vacío.
3. En «Lo que dice el documento» revisa cada dato: «coincide» o, si no, «Usar el del documento». Si el RUC no está en tus contactos, crea primero al cliente.
4. Completa lo que falte: «Número del cliente», «Fecha», «Vigente hasta» (vacío: no vence), «Monto que autoriza» (vacío: sin tope) y si «El monto incluye IVA».
5. Pulsa «Registrar orden». Queda con su número OCL-….

Conviene saberSi el archivo ya se había registrado, aparece «Esta orden ya está registrada» con su número: no la cargues dos veces.

1. Con el cliente elegido, en «Es para» elige uno de sus proyectos o de sus contratos.
2. Si es de un contrato, cada cuota que se emita mientras la orden esté vigente lleva su número sola.
3. Si es de un proyecto, al facturar ese proyecto la orden se propone sola en la factura cuando es la única abierta.

1. Si el trabajo es para otro (por ejemplo, un integrador te compra para su cliente), busca a esa empresa en «Cliente final». La orden y la factura siguen siendo de quien la pone; la factura dice «Cliente final».
2. Si la orden viene con contrato, marca «Viene con contrato firmado» y pon «Número del contrato», «Desde», «Hasta» y «Adjuntar el contrato».
3. Pulsa «Registrar orden» o «Guardar».

1. «Facturado» muestra la barra de lo facturado contra el monto, y «Por facturar» lo que queda (en rojo, «Se pasó», si se facturó de más).
2. Pulsa la fila para abrir la orden: abajo están las facturas y notas de crédito emitidas contra ella.
3. Cuando ya no se facture más, cambia «Estado» a «Cerrada: ya no se factura contra ella» y pulsa «Guardar». «Anulada» solo se puede si no tiene facturas.

1. Pulsa «Nuevo contrato».
2. En «Cliente y vigencia» busca al cliente por nombre o RUC, escribe la «Descripción» (por ejemplo, Soporte mensual), elige el «Vendedor» y pon «Desde» y, si tiene fin, «Hasta (opcional)».
3. En «Cómo se factura» elige «Cada cuánto», «Qué mes se cobra», el «Día de emisión» (del 1 al 28) y «Cómo paga el cliente». Debajo, una frase te dice cómo va a facturar.
4. En «Se factura desde» elige el punto de emisión de sus facturas (por ejemplo 001-010): el número de cada factura empieza por él. Solo aparecen los puntos activos.
5. En «Líneas a facturar» escribe o elige del catálogo el «Concepto» y pon «Modo», «Cantidad» y «Precio unitario». «Añadir línea» agrega otra.
6. Pulsa «Guardar».

Conviene saberEl día de emisión llega hasta 28 a propósito: un día 31 no existe en febrero y el contrato se saltaría ese mes.

1. Pulsa «Cambiar desde dónde se factura», arriba de la lista. La ventana dice desde qué punto facturan hoy tus contratos y cuántos hay en cada uno.
2. En «Qué contratos» elige los de un punto (por ejemplo, los que facturan desde 001-001) o todos los activos.
3. En «Pasarlos a» elige el punto correcto y pulsa «Pasar».
4. La columna «Desde» de la lista muestra el punto de cada contrato. Para uno solo, ábrelo con «Editar» y cambia «Se factura desde».

Conviene saberLas propuestas que esperan aprobación salen ya desde el punto nuevo. Las facturas emitidas no cambian: su número ya está autorizado por el SRI.

1. «Mes vencido (se cobra lo prestado)»: la factura cubre el mes anterior. La de marzo cubre febrero y lo dice («Periodo: 02/2026»).
2. «Mes anticipado (se cobra por adelantado)»: la factura cubre ese mismo mes. La de marzo cubre marzo.
3. En contratos trimestrales, semestrales o anuales, la cuota fija es la del periodo entero: una licencia anual lleva su precio anual.

Conviene saberA mes vencido, una factura emitida en octubre cobra septiembre. Tenlo presente al asociar facturas hechas a mano en «Contratos, mes a mes».

1. «Cuota fija»: la cantidad es la que escribas. Es lo normal en un servicio mensual.
2. «Por días del periodo»: la cantidad son los días facturables del mes (28, 30 o 31, o menos si el contrato empezó o terminó dentro).
3. «Según consumo (se completa antes de emitir)»: en «La cantidad la pone» eliges «Alguien la pone antes de emitir» (con «Ajustar» en «Por facturar de contratos») o «Las horas registradas del cliente en el periodo» (de Operación → Horas).

Conviene saberUna línea según consumo hace que la factura espere en la bandeja aunque el contrato sea automático: sin cantidad no sale.

1. La primera factura de cada contrato aparece en «Por facturar de contratos» y la apruebas tú: es donde se cazan el precio mal escrito, el IVA o el cliente equivocado.
2. Al aprobarla, el contrato pasa a «Automática»: desde entonces, cada día de emisión la factura se emite y va al SRI sola.
3. La campana («Lo tuyo hoy») avisa lo que no salió y los contratos que terminan.

1. Pulsa «Editar» en el contrato.
2. Para pausar, abre «Más opciones» y pon las dos fechas de «Pausar: no se factura lo que se emitiría entre estas fechas». Al pasar la fecha vuelve solo; «quitar la pausa» la borra.
3. Para renovar, con la fecha «Hasta» puesta, usa «+12 meses», «+6 meses» o «+3 meses» y, si sube el precio, escribe el porcentaje y pulsa «% a los precios».
4. Para dar de baja, desmarca «Activo». Pulsa «Guardar».

Conviene saberEn «Más opciones», «Prorratear la cuota fija en el mes de alta y de baja» cobra solo la parte del mes en que el contrato empezó o terminó.

1. Pulsa «Detectar en lo facturado»: el sistema busca clientes a los que se les facturó el mismo concepto y precio en al menos 3 de los últimos 6 meses, sin contrato.
2. Pulsa «Crear contrato» en uno y revisa el formulario prellenado antes de «Guardar».
3. También desde Documentos emitidos: en una factura autorizada, «Más» → «Contrato recurrente» abre un contrato nuevo con su cliente y sus líneas.

Conviene saberEl contrato que sale de una factura empieza después del periodo que esa factura ya cubrió, para no cobrarlo dos veces: revisa desde cuándo, qué mes se cobra y los precios.

1. Pulsa «Ver cálculo» en la propuesta.
2. Arriba ves qué cobra la factura: el periodo, qué días cubre, cuántos de los días del periodo, si es a mes vencido o por adelantado y cada cuánto se factura.
3. Debajo, cada línea con su cuenta: cantidad × precio, menos el descuento, la base, el IVA con su porcentaje y el total de la línea. Una cuota prorrateada dice la cuota entera y a cuántos días se redujo.
4. Al final, el subtotal sin IVA, el IVA y el total de la factura. Si algo no cuadra, pulsa «Ajustar» desde ahí mismo.

Conviene saberSi el contrato empezó o termina dentro del periodo, un aviso lo dice: se cobran solo esos días, y la cuota fija se reduce o no según si el contrato prorratea.

1. Pulsa el nombre del cliente para desplegar las líneas, o «Ver cálculo» para ver la cuenta completa.
2. Pulsa «Emitir» y confirma en la ventana: dice a quién, por cuánto y de qué mes.
3. Con varias por aprobar, «Emitir todas (N)» las emite una a una; las que esperan una cantidad no entran en el lote.

Conviene saberLo que sale es un comprobante ante el SRI: deshacerlo requiere una nota de crédito.

1. Pulsa «Ajustar». Si la propuesta dice «Falta la cantidad», el botón está resaltado: pon la cantidad de la línea según consumo.
2. Cambia «Cantidad», «Precio unitario» o «Descuento»; con «Cargo puntual» añades una línea solo para esta factura.
3. Pulsa «Guardar ajuste» y luego «Emitir». El contrato no cambia.

1. Pulsa «Descartar» y escribe por qué no se factura ese mes.
2. El motivo queda guardado y se ve en «Contratos, mes a mes», en el mes tachado.

Conviene saberEscribe siempre el motivo real: dentro de unos meses, un mes sin factura y sin explicación no se distingue de un olvido.

1. Pulsa «Recalcular el mes». Se calculan a la vez el mes vencido y el anticipado, y el mensaje lo dice: «2 propuesta(s) nueva(s) — septiembre 2026 (vencido) y octubre 2026 (anticipado)», o «Nada nuevo para calcular hoy».
2. Debajo, contrato por contrato, dice qué había: «por aprobar», «ya facturado», «descartado» o «con error».
3. «con una factura hecha a mano y asociada en «Contratos, mes a mes»» quiere decir que ese mes ya lo cubre una factura que hiciste a mano. Si el contrato cobra a mes vencido y esa factura era del mes anterior, suéltala allí y asóciala a su mes: así se propone este.
4. «se propone el día N» quiere decir que el contrato todavía no llega a su día de emisión.

1. Mira «Meses sin facturar»: si no es cero, busca las celdas rojas «sin facturar».
2. Para un «sin facturar», ve a «Por facturar de contratos» y pulsa «Recalcular el mes».
3. Pulsa una celda con monto para abrir su factura; una ámbar o con «error» te lleva a «Por facturar de contratos».

1. Pulsa la celda «¿facturado?» (o la de un mes abierto, si el cliente tiene facturas hechas a mano sin asociar).
2. En «¿Qué factura cubre…?» elige la factura; la más probable viene marcada.
3. Pulsa «Asociar a…» con el mes. Ese mes queda facturado con esa factura y su cobro, y el contrato no lo vuelve a proponer.

Conviene saberA mes vencido, la factura cobra el mes que terminó: la emitida en octubre cobra septiembre. Una factura emitida durante el mismo mes (antes de su última semana) es del mes anterior, y el sistema no te deja asociarla al mes equivocado: te dice a cuál corresponde.

1. Pulsa la celda del mes que cubre la factura hecha a mano.
2. Pulsa «Soltar la factura»: el mes vuelve a quedar abierto y el contrato podría proponerlo.
3. Asóciala después al mes que sí le corresponde.

1. Elige el «Mes».
2. Pulsa el nombre de un vendedor para ver sus documentos: número, fecha, cliente, base y comisión. Las notas de crédito restan y salen en rojo.
3. Si la base es lo cobrado, cada factura muestra también lo «Cobrado en el mes» y qué parte es del total.

1. En «Cómo se calculan» elige «Sobre lo facturado» (las facturas autorizadas del mes, menos sus notas de crédito) o «Sobre lo cobrado» (la comisión de cada factura en la proporción de lo cobrado en el mes: recibos, anticipos cruzados y retenciones).
2. El cambio se aplica al momento a todo el cálculo.

1. En «Porcentajes» elige «Vendedor» (o «Todos») y «Producto» (o déjalo en «Todos (o busca uno)»), escribe el «%» y pulsa «Guardar».
2. Vendedor y producto en «Todos» es la regla general.
3. Manda la regla más precisa: vendedor y producto, luego el producto, luego el vendedor y al final la general. Sin ninguna, 0 %.
4. Si ya hay una regla para esa pareja, se reemplaza; la papelera la quita.

Conviene saberEl porcentaje se aplica a cada línea de la factura, sin IVA.

1. Al emitir la factura, elige a la persona en «Vendedor» (se propone quien emite).
2. En un contrato, elige su «Vendedor»: cada cuota le cuenta.

1. En Tu panel, si no ves «La meta del mes», pulsa «Personalizar» y agrégalo.
2. Quien vende ve su propia meta si Gerencia le fijó una; si no, la de la empresa.

1. En el bloque, pulsa «Metas del año» (o «Fijar la meta», si todavía no hay ninguna).
2. Elige el año y, en «De quién», «La empresa» o un vendedor.
3. Escribe la meta de cada mes mirando lo vendido al lado. Un mes vacío queda sin meta; «Usar … en los meses vacíos» copia la primera en los demás.
4. Pulsa «Guardar».

Conviene saberLas metas cuentan sin IVA y netas de notas de crédito. La de un vendedor cuenta solo las facturas que lo tienen como vendedor, y la de la empresa no cambia por ella.

1. Pulsa «Nueva OC».
2. En «Proveedor», escribe al menos dos letras del nombre o el RUC y elígelo de la lista.
3. Revisa la «Fecha de la orden (OC)» y pon la «Recepción estimada», la fecha en que esperas que llegue.
4. Si compras productos que se guardan en bodega, elige la «Bodega destino». Si solo son servicios, no hace falta.
5. En «Solicitado por», elige a la persona que necesitaba la compra: sale en la orden que recibe el proveedor.
6. En cada línea busca el producto y pon «Cantidad», «Precio unit.», «Descuento» e «IVA». Usa «Agregar línea» para más productos.
7. Si la compra es para un trabajo de un cliente, pon su «Nota de pedido» (elígela de la lista si ya existe). Añade «Observaciones» si hace falta.
8. Pulsa «Guardar OC». La orden queda en BORRADOR.

Conviene saberLa nota de pedido junta los costos de un trabajo: un proyecto con la misma nota de pedido cuenta como costo las compras de esas órdenes. Elígela de la lista en vez de teclearla, para no partir un trabajo en dos por un error de escritura.

1. Busca la orden en BORRADOR y pulsa «Ver» para revisarla.
2. Si está bien, cierra el detalle y pulsa «Aprobar» en su fila.
3. La orden pasa a ENVIADA y el sistema se la manda por correo al proveedor, si tiene correo registrado en su ficha.

Conviene saberSolo Gerencia, Contabilidad o el Jefe de compras pueden aprobar o anular una orden. Una vez aprobada ya no se edita: si algo cambió, anúlala y duplícala.

1. En una orden ENVIADA o RECIBIDA PARCIAL, pulsa «Recibir».
2. Revisa la «Bodega destino» y la «Fecha», y si ya tienes la factura, anota el «Nº factura proveedor».
3. En cada producto, la columna «Pendiente» dice lo que falta llegar. En «A recibir» pon lo que llegó de verdad (puede ser menos) y revisa el «Costo unit.».
4. Pulsa «Confirmar recepción». La mercadería entra a la bodega en ese momento.

Conviene saberSi llegó solo una parte, recibe solo esa parte: la orden queda en RECIBIDA PARCIAL y el resto se recibe después con el mismo botón.

1. Para corregir una orden en BORRADOR, pulsa «Editar», cambia lo que haga falta y pulsa «Guardar cambios».
2. Para pedir lo mismo otra vez, pulsa «Duplicar» en cualquier orden que no esté anulada: se abre una orden nueva con el mismo proveedor y los mismos productos.
3. Ajusta cantidades o precios y pulsa «Guardar OC».

1. Pulsa «Ver» en la orden.
2. En el detalle pulsa «PDF»: se abre en otra pestaña, lista para imprimir o enviar.

1. Ve a Compras → Órdenes de compra.
2. En la orden, pulsa «Recibir», pon en «A recibir» lo que llegó y pulsa «Confirmar recepción».
3. La recepción aparece aquí ya CONFIRMADA y el stock queda actualizado.

1. Pulsa «Nueva recepción».
2. Busca el «Proveedor» y elige la «Bodega destino» y la «Fecha». Si tienes la factura, anota el «Nº factura proveedor».
3. En cada línea busca el producto y pon «Cantidad» y «Costo unit.». Usa «Agregar línea» para más productos.
4. Pulsa «Crear recepción». Queda PENDIENTE: todavía no suma al stock.
5. Cuando la mercadería esté contada en la bodega, pulsa «Confirmar» en su fila (o «Ver» → «Confirmar recepción»).

Conviene saberSolo aparecen los productos que controlan existencias; los servicios no se reciben en bodega.

1. Busca por proveedor, número de OC o número de recepción.
2. Pulsa «Ver»: salen los productos con lo recibido, lo rechazado, el costo unitario y el subtotal.

1. Ve a Impuestos (SRI) → Documentos recibidos. Si la factura no está, tráela del SRI con «Traer del SRI» o súbela con «Subir del SRI».
2. En la fila de la factura pulsa «Contabilizar».
3. En «Cuenta del gasto o del activo» escribe parte del nombre o del código de la cuenta y elígela. Desde la segunda factura del mismo proveedor ya viene propuesta.
4. Si es el costo de un trabajo, elige el «Proyecto (opcional)».
5. Deja «Sustento tributario (ATS)» y «Forma de pago (ATS)» como vienen, salvo que sepas que son otros.
6. Deja marcado «Recordar esta cuenta para» el proveedor, salvo que sea una compra fuera de lo normal.
7. Pulsa «Contabilizar». La factura aparece aquí con su número interno y entra en Cuentas por pagar.

Conviene saberContabilizar no mueve el inventario: si lo comprado es mercadería, regístrala también en Compras → Recepciones. Y si el aviso dice que el asiento quedó en borrador, apruébalo en Contabilidad → Asientos para que cuente en el mayor.

1. Busca la factura por su número o por el proveedor.
2. Mira el «Saldo» y el «Estado». PARCIAL es que ya se pagó una parte; VENCIDA, que pasó su fecha sin pagarse.
3. Para ver qué se compró, sus pagos o registrar uno, ve a Tesorería → Cuentas por pagar y pulsa «Ver factura».

1. Ve a Tesorería → Cuentas por pagar.
2. En la factura, pulsa «Aprobar» en la columna «Para pago»: así Tesorería sabe que está revisada y puede pagarla.
3. Si tu empresa retiene, pulsa «Ver factura» → «Retener»: la retención se abre con el proveedor, el número, la fecha y la base ya puestos.

Conviene saberAprobar no paga nada: solo deja la factura lista para que Tesorería la pague. Quien registra la factura no es quien la paga.

1. Al contabilizarla, elige el proyecto en «Proyecto (opcional)».
2. Si ya está contabilizada, cuélgala desde Operación → Proyectos, en la ficha del proyecto.
3. Otra forma: pon la nota de pedido en la orden de compra; las compras de esas órdenes cuentan para el proyecto que tenga esa nota.

1. En «Buscar proveedor» escribe al menos 4 caracteres; si ya existe, elígelo de la lista.
2. Si no existe, elige «Tipo ID proveedor» (Cédula o Pasaporte) y escribe «Identificación proveedor» y «Razón social proveedor».
3. En «2. Detalle de compra» busca el producto o escribe la «Descripción», y pon «Cantidad» y «Precio unitario».
4. En «3. Pago» elige la «Forma de pago»: Efectivo, Tarjeta crédito o Transferencia.
5. Revisa el total y pulsa «Emitir liquidacion».
6. Cuando se emita, puedes pulsar «Descargar PDF» o «Ver comprobante».

Conviene saberEsta pantalla calcula el IVA al 15% y registra una sola línea. Revisa el total antes de emitir: un comprobante autorizado por el SRI ya no se corrige, se anula.

1. Después de emitir la liquidación, pulsa «Emitir la retención».
2. La retención se abre con el proveedor, el comprobante y la base ya puestos: completa lo que se retiene de renta y de IVA, y emítela.

Conviene saberQuien emite una liquidación de compra retiene, sea o no agente de retención: es la forma en que ese IVA y esa renta llegan al SRI.

1. Escribe en el buscador el nombre, el código del producto o el nombre de la bodega.
2. Mira «Disponible»: es lo que de verdad se puede vender. «Stock» es lo que hay en la bodega.
3. Si sale «Bajo mínimo», revisa Inventario → Alertas para ver qué reponer.

1. Filtra con el buscador si solo quieres una parte.
2. Pulsa «Exportar», al pie de la tabla: se descarga un archivo CSV que se abre con cualquier hoja de cálculo.

1. En «Buscar producto...» escribe el nombre o el código y elige el producto.
2. Deja «Todas las bodegas» o elige una.
3. Ajusta las fechas: vienen del 1 de enero hasta hoy.
4. Lee los recuadros y, debajo, cada movimiento con su referencia.

1. Elige el producto y la bodega donde está la diferencia.
2. Compara el «Saldo final» con lo que hay de verdad en la bodega.
3. Recorre los movimientos: una venta que no salió físicamente, una compra que llegó sin recepción, una transferencia a la bodega equivocada. La columna «Referencia» trae el motivo de cada ajuste y la observación de cada transferencia.
4. Corrige el origen (registra la recepción, transfiere de vuelta) y, solo si no hay explicación, haz un ajuste con su motivo.

Conviene saberUn ajuste sin buscar la causa tapa el error, y el mes siguiente vuelve a aparecer.

1. En «Producto» escribe el código o la descripción y elígelo.
2. Elige la «Bodega».
3. En «Tipo de ajuste» pulsa «Entrada» si sobra mercadería o «Salida» si falta.
4. Escribe la «Cantidad». En una entrada, pon también el «Costo unitario».
5. Escribe el «Motivo»: es obligatorio y queda en el historial.
6. Pulsa «Registrar ajuste». Sale el nuevo saldo del producto en esa bodega.

Conviene saberUna salida no puede ser mayor que lo que hay en la bodega.

1. Ve a Inventario → Kardex y elige el producto y la bodega.
2. Los ajustes salen como «Ajuste +» y «Ajuste -», con su motivo en la columna «Referencia».
3. Si uno estuvo mal, registra aquí el ajuste contrario (una salida para deshacer una entrada, o al revés) y explícalo en el «Motivo».

Conviene saberLos movimientos de inventario no se borran: se corrigen con otro movimiento, y así queda la historia completa.

1. Pulsa «Nueva transferencia».
2. Busca y elige el «Producto».
3. Elige el «Origen» y el «Destino»: no pueden ser la misma bodega.
4. Escribe la «Cantidad» y, si quieres, una «Observación (opcional)» con el motivo.
5. Pulsa «Transferir». Sale el resumen de lo movido y el formulario queda listo para el siguiente producto.
6. Cuando termines, pulsa «Cerrar».

Conviene saberSe transfiere un producto a la vez. La bodega de origen tiene que tener stock suficiente, y ninguna de las dos puede estar en una toma física en proceso.

1. Busca la transferencia en la lista; si hay muchas, usa «Anterior» y «Siguiente».
2. Para ver el detalle por producto, abre el Kardex: sale como «Transf. salida» y «Transf. entrada», con la observación en «Referencia».
3. Si se transfirió a la bodega equivocada, haz una transferencia nueva en sentido contrario y explícalo en la «Observación (opcional)».

1. Pulsa «Nueva toma».
2. Elige la «Bodega» y pulsa «Iniciar toma».
3. Se abre el detalle con todos los productos de la bodega y la cantidad que dice el sistema en ese momento.

Conviene saberElige un momento sin movimiento en esa bodega: el sistema compara contra el stock del momento en que iniciaste, y una venta o una recepción mientras cuentas hace aparecer diferencias que no son tales.

1. En la toma, pulsa «Contar».
2. En la columna «Conteo», escribe la cantidad contada de cada producto. El número gris de fondo es lo que dice el sistema.
3. Cuando hayas llenado todos, pulsa «Registrar conteo». La toma pasa a CONTADA y aparece la «Diferencia» de cada producto: en verde lo que sobra, en rojo lo que falta.

Conviene saber«Registrar conteo» se pulsa una sola vez: después la toma ya no admite más conteos. Llena todo antes. Los productos que dejes en blanco no se ajustan.

1. Revisa las diferencias. Si alguna es muy grande, vuelve a contar ese producto antes de seguir.
2. Pulsa «Aplicar ajustes y cerrar».
3. Sale cuántos productos se ajustaron y cuántos no tenían diferencia. La toma queda CERRADA y los ajustes salen en el Kardex.

1. Abre la pestaña «Stock crítico».
2. Cada producto sale por bodega, con su «Stock actual», su «Mínimo» y su «Punto reorden».
3. El «Estado» dice «Sin stock», «Reordenar» (llegó a su punto de reorden) o «Stock bajo» (llegó a su mínimo).
4. Pide lo que falte desde Compras → Órdenes de compra.

Conviene saberUn stock en rojo, en negativo, quiere decir que se facturó más de lo que había: revisa en el Kardex qué entrada falta registrar.

1. Abre la pestaña «Lotes».
2. Salen los lotes vencidos que todavía tienen existencias y los que vencen en los próximos 30 días, con su bodega y su cantidad.
3. El «Estado» dice «Vencido» o cuántos días faltan; en ámbar, los que vencen en menos de una semana.

1. Abre la pestaña «Sin venta en 90 días».
2. Cada producto sale con su stock, el «Valor» que tiene inmovilizado y su «Última venta» («nunca» si no se ha vendido).

1. Ve a Contactos y productos → Productos y servicios y abre el producto.
2. Llena «Stock mínimo» y «Punto de reorden» (el nivel en que quieres que avise para volver a pedir).
3. Guarda: desde ese momento las alertas lo tienen en cuenta.

1. Arriba, junto al título, elige las fechas: vienen del 1 de enero hasta hoy.
2. Pulsa «Generar».
3. Lee la clase de cada producto: A son los que juntos suman el primer 80% de lo vendido; B, el siguiente 15%; C, el resto.

Conviene saberA los productos de clase A nunca debe faltarles stock. Los de clase C son candidatos a reducir inventario o descontinuar.

1. Busca en la tabla los productos de clase A y revisa en Inventario → Alertas que ninguno esté sin stock o bajo su mínimo.
2. A los de clase A ponles un «Stock mínimo» y un «Punto de reorden» en su ficha, para que el sistema avise antes de que falten.
3. Antes de volver a comprar uno de clase C, mira en Rotación de inventario cuánto tarda en venderse.

1. Arriba, junto al título, elige las fechas: vienen del 1 de enero hasta hoy.
2. Pulsa «Generar».
3. Lee la «Clasificación»: RAPIDA si rotó más de 4 veces, NORMAL entre 1 y 4, LENTA si rotó una vez o menos, y SIN MOVIMIENTO si no se vendió.
4. Busca un producto por nombre o código en el buscador de la tabla.

Conviene saberLa rotación es el costo de lo vendido dividido para el valor del inventario; los días de inventario son 365 divididos para la rotación. Si llegaste desde el panel, la lista puede venir filtrada a lo lento o a lo de alta salida: lo dice debajo del título.

1. Mira el recuadro «Valor inmovilizado (lenta / sin movimiento)»: es lo que tienes en mercadería que casi no sale.
2. Busca en la tabla los productos marcados LENTA o SIN MOVIMIENTO.
3. Compáralos con Inventario → Alertas → «Sin venta en 90 días», que dice cuándo se vendieron por última vez.
4. Decide qué dejar de comprar, qué promocionar o qué transferir a otra bodega donde se venda más.

1. Busca la factura en la lista: puedes filtrar por cliente, RUC o número.
2. Pulsa «Registrar pago» en su fila. Se abre «Nuevo recibo» con la factura ya elegida y, en «Valor», lo que falta por cobrar.
3. En «Forma de pago» elige «Efectivo», «Tarjeta crédito» o «Transferencia». Si no es efectivo, elige en «¿A qué banco entró?» la cuenta donde llegó el dinero.
4. Si el cliente pagó solo una parte, escribe en «Valor» lo que pagó: el resto sigue pendiente en la lista.
5. Pon en «Fecha» el día en que llegó el dinero y, si quieres, ajusta el «Concepto».
6. Pulsa «Generar recibo». Vuelves a Cuentas por cobrar y la factura baja su saldo, o sale de la lista si quedó pagada.

Conviene saberCobra lo que falta, no el total de la factura. Si el cliente te retuvo, te deposita el neto: registrar el total deja la factura cobrada de más y la retención que llegue después ya no se podrá aplicar.

1. En «Nuevo recibo», pon la primera forma de pago y su valor.
2. Pulsa «Añadir otra forma de pago»: la nueva línea trae lo que falta para completar el saldo.
3. Elige la forma y el banco de cada línea. Abajo ves la «Suma de las formas» junto a lo pendiente.
4. Pulsa «Generar recibo».

Conviene saberSi te pagaron en fechas distintas, haz un recibo por cada fecha: así cada uno cuadra con su movimiento en el extracto del banco.

1. Si ya subiste el extracto del banco, al elegir la factura en «Nuevo recibo» aparece el recuadro «¿Ya está en el banco?» con los depósitos sin conciliar que pueden ser ese cobro.
2. Elige el depósito: la forma, el banco, el valor y la fecha se toman de él.
3. Pulsa «Generar recibo». El cobro queda registrado y el depósito conciliado en el mismo paso.
4. Si ninguno es, pulsa «No es ninguno: registrar el cobro a mano».

Conviene saberUn depósito que paga varias facturas no se elige aquí: se reparte desde Bancos y conciliación con «Explicar».

1. Pulsa el nombre del cliente en la lista.
2. Elige el periodo de los movimientos (por defecto, «Últimos 3 meses») y marca o desmarca «Solo con saldo».
3. Revisa sus facturas con lo cobrado, lo retenido, lo acreditado y el saldo; debajo, cada factura, cobro, retención, nota de crédito y anticipo en su fecha, y «Lo que se le escribió».
4. Pulsa «PDF» para descargarlo, o «Enviar por correo» para mandárselo. El correo adjunta además sus facturas pendientes.

Conviene saberAhí mismo corriges los días de crédito del cliente («Vence a … días de la emisión») y pulsas «Guardar»: el vencimiento de sus facturas se recalcula. Un cliente sin días de crédito tiene el plazo corto de la empresa (por defecto, 5 días, sin pasar del fin de mes).

1. Pulsa «Recordar hoy», arriba a la derecha.
2. El sistema envía los recordatorios que tocan hoy y te dice cuántos salieron, cuántos clientes no tienen correo y cuántos están en pausa por un compromiso de pago.
3. Si te dice que están apagados, enciéndelos en Configuración → Empresa, pestaña Varios, bloque «Cobranza».

1. Baja hasta «Saldos migrados del sistema anterior».
2. Pulsa «Registrar cobro» en el saldo que te pagaron.
3. Elige el «Banco al que entró», la «Fecha» y el «Valor», y si quieres la «Referencia».
4. Pulsa «Registrar cobro».

Conviene saberSi junto al saldo sale «¿Es la factura …?», Gerencia o Contabilidad la confirman con «Sí, es esa» (o todas a la vez con «Ligar …»). El cobro no cambia: solo queda a la vista de qué factura es.

1. Pulsa «Gestionar» en el cliente.
2. Contáctalo con «Llamar», «WhatsApp» o «Correo» (salen si su ficha tiene teléfono, celular o correo), o revisa su «Estado de cuenta».
3. En «Registrar gestión», elige «Por dónde» (Llamada, WhatsApp, Correo, Visita u Otro) y «Qué salió» (Contactado, No contesta, Reclama o no reconoce, u Otro).
4. Escribe en «Nota» lo que se habló y pulsa «Guardar gestión». Queda en «Lo que se habló», con la fecha y quién la registró.

1. Pulsa «Gestionar» en el cliente y elige en «Qué salió» la opción «Se comprometió a pagar».
2. Pon en «Paga el» la fecha que dio el cliente y, si quieres, el «Valor (opcional)».
3. Pulsa «Guardar gestión».
4. Hasta esa fecha el cliente no recibe recordatorios automáticos. Si la fecha pasa y sigue debiendo, los recordatorios vuelven solos y el cliente aparece en «Incumplieron».

Conviene saberAnota el compromiso aunque lo hayas acordado por teléfono: así el sistema deja de mandarle correos que ya no hacen falta y tú sabes cuándo volver a llamar.

1. Elige el «Periodo»: «Último mes», «Últimos 3 meses», «Últimos 6 meses», «Último año», «Desde el 1 de enero» o «Rango a medida…» con sus fechas «Desde» y «Hasta».
2. Escribe en el buscador un cliente, una factura o un número de recibo.
3. Marca «Ver también los anulados» si buscas un cobro que se anuló.
4. Pulsa el nombre del cliente para abrir su estado de cuenta, o el número de la factura para verla. Con «Exportar», al pie, descargas la lista.

1. Marca «Solo los que falta confirmar» para ver solo esos.
2. Pulsa «Enviar confirmación» en la fila: el cliente recibe el correo con su estado de cuenta actualizado.
3. Si ya le había llegado, el botón dice «Reenviar»; el sistema pregunta «¿Mandarla otra vez?» y confirmas con «Sí, reenviar».

Conviene saber«Sin correo» quiere decir que el cliente no tiene correo en su ficha: agrégalo en Clientes y vuelve a enviar.

1. Pulsa «Registrar anticipo».
2. En «Cliente», escribe al menos 2 letras del nombre, RUC o cédula y elígelo de la lista.
3. Pon el «Valor» y la «Fecha» en que entró el dinero, aunque lo registres después.
4. Elige la «Forma de pago» y, si no es efectivo, «¿A qué banco entró?».
5. Escribe la «Referencia» que aparece en el extracto y el «Concepto», es decir, para qué se recibió (por ejemplo, «Anticipo 50% contrato CT001»).
6. Pulsa «Registrar anticipo».

Conviene saberSi la factura ya existe, no uses esta pantalla: registra el dinero como cobro en Cuentas por cobrar.

1. Emite primero la factura al cliente.
2. En la fila del anticipo, pulsa «Cruzar».
3. En «Factura emitida» elige la factura: solo salen las de ese cliente que tienen saldo.
4. Deja «Valor a cruzar» vacío para cruzar lo que cabe, o escribe un valor menor.
5. Elige la «Fecha del cruce» y pulsa «Cruzar». La factura baja su saldo; el dinero no se mueve, porque el anticipo ya entró al banco.

1. Si ya está cruzado, deshaz primero el cruce: abre la factura en Documentos emitidos y, en su recuadro «Cobro», pulsa «Deshacer» junto al anticipo.
2. En la fila del anticipo, pulsa el botón con la flecha de deshacer, al final.
3. Escribe el motivo y acepta. El anticipo queda tachado como anulado.

1. Entra a la pantalla: arranca en «Listas para aprobar».
2. Revisa en «Se aplicará a» que cada factura tenga saldo suficiente para lo retenido.
3. Pulsa «Aprobar y aplicar». El mensaje te dice cuánto se aplicó y a cuántas facturas.

Conviene saberSi cobraste la factura por el total, ya no le queda saldo y la retención se rechaza: anula ese cobro desde la factura y regístralo por lo que de verdad depositó el cliente.

1. Ve a «Les falta enlazar».
2. En la línea marcada «sin enlazar (…)», pulsa ese enlace. Sale «¿Sobre qué factura retuvo?» con las facturas de ese cliente; si existe la del número que puso el cliente, viene marcada.
3. Elige la factura y pulsa «Enlazar».
4. Cuando todas sus líneas estén enlazadas, pulsa «Aprobar y aplicar».

Conviene saberSi son facturas de tu sistema anterior, cárgalas en Documentos emitidos con «⋯» → «Cargar ventas de otro sistema»: al cargarlas, sus retenciones se enlazan solas. Para las demás, prueba «Buscar sus facturas otra vez».

1. Revisa la factura con «Ver factura»: qué se compró, lo retenido y lo que falta.
2. En la columna «Para pago», pulsa «Aprobar». La factura queda «Aprobada» y ya puede entrar en un lote.
3. Para quitar la aprobación, pulsa la etiqueta «Aprobada».

Conviene saberAprobar no paga nada: dice que la factura está revisada. Así quien reconoce la deuda no es quien suelta el dinero, aunque a veces sea la misma persona.

1. Pulsa «Registrar pago» en la fila de la factura. Se abre «Registrar pago a proveedor» con la factura elegida y, en «Valor», lo que falta, ya descontado lo retenido.
2. Elige la «Forma de pago» (Transferencia, Efectivo, Cheque, Tarjeta de crédito o Débito automático) y, si no es efectivo, «¿De qué banco salió?».
3. Si pagas solo una parte, cambia el «Valor».
4. Pon la «Fecha del pago», que es el día en que salió del banco, y la «Referencia»: el número de transferencia o de cheque, como sale en el extracto.
5. Pulsa «Registrar pago». En «Pago registrado» puedes pulsar «Enviar aviso al proveedor» o «Volver a Cuentas por pagar».

Conviene saberSi el proveedor tiene anticipos sin cruzar, la pantalla te lo dice: pulsa «Cruzar anticipo» en vez de pagarle dos veces.

1. Pulsa «Pagar en lote». Solo se activa si hay facturas aprobadas para pago.
2. Si quieres, pon «Que venzan hasta» para traer solo lo que vence hasta esa fecha. Todo lo propuesto viene marcado: desmarca lo que no sale ahora.
3. Si una factura se paga en parte, cambia su valor en «Se paga».
4. Elige el «Banco», la «Fecha del pago» y, si ya lo tienes, la «Referencia» (el número de la orden en la banca web).
5. Revisa el «Total del lote» y pulsa «Registrar el lote».
6. En «Lote pagado», pulsa «Enviar aviso» junto a cada proveedor al que quieras avisar, y luego «Listo».

Conviene saberEl sistema no genera un archivo para el banco: la orden la cargas en tu banca web como siempre. Pon en el lote la fecha del débito: así, al conciliar, el único débito del extracto cruza con todos los pagos del lote.

1. En la factura del proveedor marcado con «Anticipo sin cruzar», pulsa «Cruzar anticipo».
2. Elige el «Anticipo» (sale primero el más viejo). Deja «Valor a cruzar» vacío para cruzar lo que cabe y pon la «Fecha del cruce».
3. Pulsa «Cruzar». Si la factura sigue con saldo, págalo después con «Registrar pago».

1. Pulsa el nombre del proveedor.
2. Elige el periodo y «Solo con saldo»: ves sus facturas con lo pagado, lo retenido y lo que «Le debemos» y, debajo, sus facturas, nuestros pagos, nuestras retenciones y los anticipos en su fecha.
3. Pulsa «PDF» para descargarlo y compararlo con el estado que te manda el proveedor.

Conviene saberSi en Configuración → Empresa, pestaña Varios, está encendido el envío del estado de cuenta «A los proveedores», aparece también «Enviar por correo».

1. Elige el «Periodo» y marca «Solo los que falta avisar».
2. Pulsa «Enviar aviso» en la fila. Al proveedor le llega un correo con lo pagado factura por factura, lo que le retuvimos y lo que queda; lleva adjunto el comprobante del pago en PDF y, si las hay, nuestras retenciones.
3. Si ya se le avisó, el botón dice «Reenviar aviso»: confirma con «Sí, reenviar».

Conviene saberEl aviso no sale solo al pagar. Mándalo cuando el pago ya esté firme: si lo vas a corregir, corrígelo primero.

1. Elige el «Periodo» o un «Rango a medida…» con sus fechas.
2. Busca por proveedor, factura o referencia; marca «Ver también los anulados» si hace falta.
3. Pulsa una factura para verla, o el nombre del proveedor para abrir su estado de cuenta. Con «Exportar», al pie, descargas la lista.

1. Pulsa «Registrar anticipo».
2. Busca el «Proveedor» con al menos 2 letras del nombre, RUC o cédula, y elígelo.
3. Pon el «Valor», la «Fecha» en que salió del banco y la «Forma de pago»; si no es efectivo, elige «¿De qué banco salió?».
4. Escribe la «Referencia» del extracto y el «Concepto», es decir, para qué se entregó.
5. Pulsa «Registrar anticipo».

Conviene saberSi ya tienes la factura, no es un anticipo: regístralo como pago en Cuentas por pagar.

1. Asegúrate de que la factura del proveedor ya está registrada.
2. Pulsa «Cruzar» en la fila del anticipo.
3. Elige la «Factura» (solo salen las de ese proveedor con saldo), deja «Valor a cruzar» vacío para cruzar lo que cabe y pon la «Fecha del cruce».
4. Pulsa «Cruzar». La factura pasa a deber menos y el anticipo se consume; el dinero no se mueve.

Conviene saberTambién puedes cruzarlo desde Cuentas por pagar, con «Cruzar anticipo» en la factura.

1. Pulsa el botón con la flecha de deshacer, al final de la fila.
2. Escribe el motivo y acepta. El anticipo pasa a «Anulados», con el motivo a la vista.

Conviene saberUn anticipo ya cruzado contra una factura no se puede anular: el sistema te dice contra cuál está cruzado.

1. En Cuentas por pagar, pulsa «Ver factura» en la factura del proveedor.
2. Pulsa «Retener». Se abre «Nueva retención» con el proveedor, el número y la fecha de la factura, la base y el IVA ya puestos.
3. En «Concepto de retención» elige el código del SRI; si el concepto tiene un solo porcentaje, «Porcentaje a retener» se llena solo.
4. Si también retienes IVA, elige en «Retención de IVA» el porcentaje que corresponde; la base es el IVA de la factura.
5. Revisa el «Período fiscal» (MM/AAAA) y, si tienes varios puntos de emisión, «Se emite desde».
6. Pulsa «Emitir retención».

Conviene saberEmitirla desde la factura evita teclear mal el número del documento sustento: si no coincide con la compra registrada, el ATS no puede cruzarlas.

1. Entra a Tesorería → Retenciones a proveedores, o a Ventas → Nuevo documento → «Retención».
2. En «1. Proveedor», escribe al menos 4 caracteres en «Buscar proveedor» y elígelo: se llenan «RUC proveedor» y «Razón social proveedor».
3. En «2. Documento sustento», pon el «Período fiscal», el número de la factura en «Documento sustento» (por ejemplo, 001-001-000000123) y la «Fecha documento sustento».
4. Completa «3. Impuesto retenido» y, si retienes IVA, el paso 4.
5. Pulsa «Emitir retención».

1. En Ventas → Nuevo documento elige «Retención por pago al exterior», o marca en el paso 1 «Proveedor del exterior (sin RUC ni cédula: identificación 08)».
2. Escribe la «Identificación del exterior» (su número fiscal, pasaporte o el que conste en la factura) y la «Razón social».
3. Sigue como en una retención normal y pulsa «Emitir retención».

Conviene saberUn pago al exterior se retiene aunque tu empresa no sea agente de retención.

1. Pulsa «Nueva cuenta» (o «Crear primera cuenta» si todavía no hay ninguna).
2. En «Nombre del banco», escribe para buscarlo en el padrón de instituciones; si el tuyo no está, escríbelo igual.
3. Pon el «Número de cuenta» y el «Tipo de cuenta» (Corriente o Ahorros).
4. Elige la «Cuenta contable» del banco y pulsa «Crear».

Conviene saberCada banco necesita su propia cuenta contable. Si dos bancos comparten cuenta, sus movimientos se mezclan y ninguno se puede conciliar contra su extracto. Sin cuenta contable, el sistema no deja crearlo.

1. Descarga de tu banca web el extracto en Excel (.xlsx).
2. Pulsa la tarjeta de la cuenta y luego «Subir extracto»; elige el archivo. El sistema te dice cuántos movimientos leyó, cuántos son nuevos y cuántos ya estaban.
3. Pulsa «Cruzar con el mayor»: los pagos y cobros ya registrados con ese banco se emparejan y se concilian solos. Te dice cuántos cruzó y cuántos quedan por explicar.
4. Lo que queda en «Pendientes» es lo que hay que explicar.

Conviene saberPuedes subir extractos con fechas que se solapan: lo que ya estaba no se duplica. Si ese extracto ya está cargado en otra cuenta, el sistema no lo sube y te dice en cuál.

1. Filtra «Pendientes» y pulsa «Explicar» en el movimiento.
2. Si es un depósito de un cliente o un pago a un proveedor, elige «Cobra facturas de cliente» o «Paga facturas de proveedor». El sistema propone las facturas que casan (importe exacto, varias que suman el importe, un pago parcial…); las más seguras vienen marcadas.
3. Si el movimiento es mayor que las facturas elegidas, elige abajo a qué cuenta va lo que sobra.
4. Si no tiene que ver con una factura (comisiones, impuestos, intereses…), elige «Otra cuenta», busca la «Cuenta» y, si quieres, el «Tercero (opcional)» y «Qué fue (opcional)».
5. Pulsa «Registrar cobro», «Registrar pago» o «Registrar asiento». El movimiento queda conciliado con su registro.

Conviene saberUn depósito que paga varias facturas de un cliente se reparte aquí, con la propuesta «Suman el importe exacto». Y lo que explicas una vez, el sistema te lo propone la próxima vez que llegue algo parecido.

1. En el movimiento pendiente, pulsa «Marcar».
2. Escribe el «Motivo» (por ejemplo, «traspaso entre cuentas propias») y pulsa «Marcar».
3. El movimiento queda «Marcado». Para devolverlo a pendiente, pulsa «Desmarcar».

Conviene saberMarcar no registra ningún pago, cobro ni asiento: solo saca el movimiento de la lista. Si es un pago, un cobro o un gasto, usa «Explicar».

1. Elige cuántas semanas mirar: 4, 8, 13 o 26.
2. Deja marcado «contratos» para sumar lo que van a facturar tus contratos recurrentes (sale como «estimado»), o desmárcalo para ver solo lo ya facturado.
3. Mira el «Punto más bajo»: si sale en rojo, alguna semana faltaría dinero.
4. Pulsa una semana para ver qué entra y qué sale en ella: la fecha, el cliente o el proveedor, y la factura o el contrato.

Conviene saberSi una semana sale en rojo, adelanta cobros o mueve pagos antes de que llegue.

1. Baja hasta el recuadro «Vencido por cobrar» y púlsalo para abrir el detalle.
2. Cada línea dice la fecha, el cliente y la factura. Para gestionarlas, ve a Cobranza.

1. Pulsa «Traer del SRI». Se abre la ventana «Extensión de Chrome del SRI».
2. Si dice que la extensión «Smart ERP – SRI» no está instalada, sigue el enlace «Cómo instalarla y usarla», instálala en Chrome o Edge y vuelve a abrir la ventana.
3. Con la extensión instalada, ponle un nombre para reconocerla (por ejemplo «Chrome de la oficina») y pulsa «Conectar esta extensión».
4. Si la extensión está en otro navegador u otro equipo, abre «¿La extensión está en otro navegador u otro equipo? Conéctala con un código», pulsa «Crear código», luego «Copiar», y pégalo en la extensión con «Conectar con el código».

Conviene saberEl código se muestra una sola vez. Si lo pierdes, crea otro y revoca el anterior. En «Conexiones» ves cada extensión conectada, cuándo se usó por última vez, y la quitas con «Revocar».

1. En el navegador donde la conectaste, pulsa el botón de la extensión «Smart ERP – SRI».
2. En «Meses a revisar» elige cuántos meses: «Este mes», «Este y el anterior», «Últimos 3», «Últimos 6» o «Últimos 12».
3. Pulsa «Traer al ERP». Se abre SRI en línea: inicia sesión con el RUC de la empresa.
4. La extensión va sola a «Comprobantes electrónicos recibidos» y descarga mes por mes; el avance sale en un panel de la página. Si Google te pide un desafío, resuélvelo y la consulta sigue.
5. Vuelve al sistema y pulsa «Actualizar»: los documentos nuevos ya están en la bandeja.

Conviene saberLa extensión comprueba que la sesión del SRI sea del mismo RUC que la empresa en la que estás trabajando, y si no, se detiene sin consultar. Tu clave del SRI no pasa por la extensión ni se guarda en el sistema.

1. En SRI en línea, descarga el listado de comprobantes recibidos del mes (Excel o TXT) o los XML de los comprobantes que necesites.
2. En esta pantalla pulsa «Subir del SRI» y elige los archivos. Puedes elegir varios a la vez: el listado y los XML.
3. Arriba sale cuántos se cargaron y, si alguno no entró, cuál y por qué.

Conviene saberLo que ya estaba no se duplica, y un listado de otro RUC se rechaza entero.

1. Con «Solo sin contabilizar» marcado, busca la factura y pulsa «Contabilizar».
2. En «Cuenta del gasto o del activo» escribe el nombre o el código de la cuenta y elígela. Desde la segunda factura del mismo proveedor viene propuesta.
3. Si es el costo de un trabajo, elige el «Proyecto (opcional)».
4. Revisa «Sustento tributario (ATS)» y «Forma de pago (ATS)»: en blanco, el sistema los decide por la cuenta y por lo que dice la factura.
5. Deja marcado «Recordar esta cuenta para» el proveedor, salvo que sea una compra excepcional.
6. Pulsa «Contabilizar». Se crea la factura de compra, que entra en Cuentas por pagar, con su asiento: el gasto, el IVA pagado y el total a proveedores.

Conviene saberSi el aviso dice que el asiento quedó en borrador, apruébalo en Contabilidad → Asientos: hasta entonces no suma en el mayor y la columna «En el mayor» dice «Falta aprobar». Contabilizar no mueve el inventario; la mercadería entra por Compras → Recepciones.

1. Pulsa «Ver» en la fila del documento.
2. Salen las líneas (descripción, cantidad, precio unitario y total) y los totales. En una retención, a qué factura aplica, el impuesto, la base, el porcentaje y lo retenido.
3. Pulsa «XML» para descargar el comprobante como respaldo.

1. Entra en «104 · IVA» y elige el «Mes».
2. Si sale el aviso de que el 104 del mes anterior no está registrado, pulsa «Ir al 104 de» ese mes y deja su constancia: sin ella, el crédito que arrastra (casillas 605 y 606) va en cero.
3. Revisa los recuadros (IVA cobrado, Crédito tributario, IVA a pagar, Retuvimos de IVA) y el aviso de ventas que no se declaran: facturas que el SRI no tiene autorizadas o ingresos sin factura del mes.
4. Revisa los «Casilleros del formulario». Si lo presenta tu contador, pon su RUC en «RUC del contador (opcional)».
5. Pulsa «JSON» o «XML» y sube el archivo en SRI en línea, en la declaración de IVA, con «Carga de archivo». Si alguna casilla no viaja en el archivo, la pantalla te dice cuál teclear en el portal.
6. Al final, mira el cuadro «¿Cuadran el 104 y el ATS?» y deja la constancia de presentación.

Conviene saberEl IVA se declara por la fecha de emisión de la factura: lo facturado el 1 de septiembre va en el 104 de septiembre, aunque sea el servicio de agosto. El botón «Excel» baja el formulario para revisarlo con calma.

1. Entra en «103 · Retenciones» y elige el «Mes».
2. Revisa «Retenido en la fuente», «Comprobantes autorizados» y «Todavía en cola»: lo que sigue en cola no existe para el SRI hasta que lo autorice.
3. En «Por concepto de retención» cada código sale con sus casillas. Una casilla en ámbar fue deducida por su código base: verifícala; «sin casilla» hay que revisarlo antes de declarar.
4. En «Casilleros del formulario» pulsa «JSON» o «XML» y súbelo en SRI en línea.
5. Deja la constancia de presentación.

Conviene saberLa retención de IVA no va en el 103: va en el 104.

1. Entra en «ATS» y elige el «Mes».
2. Si arriba dice que hay errores que corregir, revisa la lista «El SRI lo rechazaría». Cada problema trae su enlace («Ver compras», «Ver recibidos» o «Ver comprobante») para ir a corregirlo.
3. Revisa también «El SRI lo marcaría, o falta algo», y los cuadros de compras y ventas del periodo.
4. Cuando diga «Listo para generar», pulsa «Descargar para el SRI (zip)» y súbelo en SRI en línea → Anexos.
5. Revisa «¿Cuadran el 104 y el ATS?»: el SRI cruza los dos y, si no cuadran, manda una comunicación de diferencias.
6. Deja la constancia de presentación.

Conviene saberEl portal solo acepta el zip. El botón «XML» sirve para abrir el anexo en el programa del SRI y sacar el talón resumen; «Excel», para revisarlo. Los comprobantes anulados no van al anexo.

1. Al pie de la declaración, cuando ya la presentaste en SRI en línea, pulsa «Subir el PDF del SRI» y elige el comprobante que te dio el portal.
2. El sistema lee el periodo, el serial, la fecha y, en el 104, los créditos que pasan al mes siguiente, y compara lo declarado con lo que calcula el sistema. Si el PDF es de otro mes, te lleva a ese mes.
3. Revisa los datos y pulsa «Guardar constancia».
4. Si no tienes el PDF, pulsa «A mano», llena «Presentado el» (y en el 104, «Crédito por adquisiciones (615)» y «Crédito por retenciones (617)») y una «Nota (opcional)», y pulsa «Guardar constancia».

Conviene saberMarcar una declaración no la presenta: eso se hace en SRI en línea. La constancia apaga el aviso de «Lo tuyo hoy» y, en el 104, lleva el crédito al mes siguiente. Si te equivocaste, «Quitar constancia» la deshace.

1. Entra en «101 · Renta sociedades» o «102 · Renta personas» y elige el «Año».
2. Revisa los recuadros de arriba: los ingresos, los gastos o deducciones, y el impuesto a pagar (o el saldo a favor).
3. En el 101, si hay cuentas en «Otros», fíjales su casilla en Contabilidad → Plan de cuentas (Corregir → «Casilla del formulario 101») para que salgan donde toca.
4. Pon el «RUC del contador (opcional)» y descarga el archivo («JSON para SRI en línea» o «XML» en el 101; «JSON» o «XML» en el 102).
5. Cárgalo en SRI en línea y completa allí lo que el sistema no decide.

Conviene saberEs un prellenado para revisar, hecho desde el mayor aprobado. En el 101 quedan para ti los gastos no deducibles, deducciones, diferencias temporarias y anticipo; en el 102, lo que no es de la actividad empresarial, como gastos personales, sueldos o arriendos.

1. Entra en «RDEP · 107» y elige el «Año».
2. Si falta la canasta familiar básica de enero, escríbela y pulsa «Cargar»: sin ella la rebaja por gastos personales sale en cero.
3. En cada trabajador pulsa «Datos» y completa lo que la nómina no sabe: cargas familiares, gastos personales proyectados, discapacidad y otros empleadores. Pulsa «Guardar».
4. Cuando diga «Sin problemas: el XML valida contra el esquema del SRI», pulsa «XML del RDEP» y súbelo en SRI en línea.
5. Para los 107, pon el «RUC del contador (107)» si corresponde y pulsa «107» en cada trabajador (PDF) o «Todos los 107» (un zip con todos).

Conviene saberEl RDEP del año se presenta en enero y febrero del año siguiente. Los gastos proyectados que registres también bajan la retención mensual del rol de pagos de esa persona.

1. Entra a Contabilidad → Asientos.
2. Pulsa la fila del asiento, o su botón «Ver líneas».
3. Arriba ves el estado con lo que significa y la descripción. Debajo, «Sale de:» dice de qué documento salió; «Ver el comprobante» lo abre.
4. En la tabla está cada cuenta con su valor en la columna Debe o en la columna Haber, y los Totales. Debajo dice si está «Cuadrado» o por cuánto no cuadra.
5. Al pie, quién lo registró y quién lo aprobó.

Conviene saberLos asientos automáticos llevan la fecha de su documento, no la de hoy, y la lista va ordenada por fecha. Si no encuentras uno recién creado arriba, búscalo por su número o su descripción.

1. En Asientos, pulsa «Nuevo asiento».
2. Escribe la Fecha y la Descripción.
3. En cada línea elige la Cuenta (busca por código o nombre; solo salen las que reciben movimiento), elige Débito o Crédito y escribe el Valor. La «Descripción línea» es opcional.
4. Si necesitas más de dos líneas, pulsa «Agregar línea»; el basurero quita una.
5. Abajo ves Débitos, Créditos y la Diferencia. Cuando dice «CUADRADO», pulsa «Guardar asiento».
6. El asiento queda en BORRADOR: no cuenta en los libros hasta que se aprueba.

Conviene saberNo se puede asentar con fecha de un mes cerrado. Si de verdad hace falta, primero se reabre ese mes en Cierre de mes, con su motivo.

1. En el filtro Estado elige «BORRADOR»: quedan solo los que faltan por aprobar.
2. Ábrelo con «Ver líneas» y revisa las cuentas y los valores.
3. Pulsa «Aprobar» en su fila. Desde ese momento cuenta en los libros y en los reportes.

Conviene saberUn asiento aprobado ya no se edita: si está mal, se revierte. Revísalo antes de aprobarlo.

1. Busca el asiento y pulsa «Revertir» en su fila.
2. Escribe el «Motivo de reversión» (por ejemplo: error en cuenta, duplicado) y pulsa «Revertir».
3. El sistema crea el asiento espejo, ya aprobado y con fecha de hoy: los dos juntos suman cero en los libros.
4. Si había que registrar otra cosa en su lugar, hazlo después con «Nuevo asiento».

Conviene saberUn asiento se revierte una sola vez. Si la reversión fue un error, se corrige con un asiento nuevo, no revirtiendo otra vez.

1. Para una subcuenta, pulsa «Subcuenta» en la fila de la cuenta padre: el código ya viene empezado. Para una cuenta suelta, pulsa «Nueva cuenta».
2. Completa el Código con un punto por nivel (por ejemplo, 1.1.2.05). Debajo dice de qué cuenta colgará y en qué nivel.
3. Escribe el Nombre. El Tipo lo pone la cuenta padre y la Naturaleza la propone el tipo: deudora crece al debe, acreedora crece al haber.
4. Deja marcado «Recibe movimientos» si la vas a usar en asientos; desmárcalo si solo agrupará otras cuentas.
5. Si quieres, fija la «Casilla del formulario 101». Pulsa «Añadir».

Conviene saberSi debajo del código dice que la cuenta padre no existe, créala primero: una subcuenta siempre empieza con el código de su padre.

1. Pulsa «Corregir» en la fila de la cuenta.
2. Cambia el nombre, si recibe movimientos o su casilla del 101. El código no se cambia: es la identidad de la cuenta en todo el sistema.
3. En una cuenta de activo, pasivo o patrimonio, «En el flujo de efectivo» dice si va en operación, inversión o financiamiento, o si es efectivo. Déjalo en «Automático» salvo que el Flujo de efectivo la muestre donde no va; fijado en un grupo, vale para todas sus subcuentas.
4. Para dejar de usar una cuenta que no tiene asientos, desmarca «Activa»: deja de aparecer en el plan y en los selectores.
5. Pulsa «Guardar».

Conviene saberUna cuenta que ya tiene asientos se puede renombrar, pero no cambiar de tipo ni de naturaleza, ni desactivar.

1. Pulsa «Corregir en Excel».
2. Pulsa «Descargar la plantilla (.xlsx)»: trae el plan de hoy. Con «Ver el formato» ves qué va en cada columna, con un ejemplo.
3. En el Excel corrige nombres, añade filas o pega el plan de tu sistema anterior, respetando las columnas de la plantilla.
4. Elige el archivo en «Seleccionar el archivo .xlsx» y pulsa «Importar».
5. El resultado dice cuántas cuentas se crearon, cuántas se corrigieron y qué filas tuvieron error y por qué.

Conviene saberUn código que ya existe se corrige y uno nuevo se crea bajo su padre: puedes volver a subir el mismo archivo corregido sin duplicar nada. Una cuenta con movimientos conserva su tipo y su naturaleza.

1. Pulsa «Nuevo activo».
2. Escribe el Nombre y elige la Categoría: cada una trae su vida útil por defecto y sus cuentas contables.
3. Si lo compraste con una factura ya registrada, elígela en «Factura de compra (opcional)»: trae la fecha.
4. Completa Fecha de compra y Costo (sin IVA). Si hace falta, cambia el Valor residual (casi siempre 0) y la Vida útil (meses); debajo ves la cuota mensual.
5. «Se deprecia desde» en blanco empieza el mes siguiente a la compra. Ubicación, Responsable y Descripción sirven para encontrarlo.
6. Pulsa «Dar de alta».

Conviene saberLa ficha no registra la compra: el costo llega a los libros con la factura del proveedor contabilizada a la cuenta del activo, o con un asiento a mano. Si no está allí, el balance no lo tendrá aunque exista la ficha.

1. Mira la tarjeta Depreciación mensual: si dice que hay activos sin depreciar, falta asentar ese mes.
2. Pulsa «Depreciar hasta…» (el botón lleva el nombre del mes anterior).
3. El sistema deprecia en línea recta cada mes pendiente, en un asiento por mes, y te dice cuántos meses depreció y por cuánto.

Conviene saberLos meses cerrados no se tocan. Que la depreciación salga sola cada mes depende de «Asentar la depreciación cada mes, sola», en Configuración → Empresa → Varios; apagado, se hace con este botón.

1. Pulsa el nombre del activo en la lista.
2. La ficha muestra categoría, compra, costo, vida útil y cuentas, y el calendario mes por mes con la cuota, el acumulado y si está «asentado» o «pendiente».

1. Pulsa «Dar de baja» en la fila del activo.
2. Revisa el valor en libros que se muestra: el costo menos lo depreciado.
3. Escribe la Fecha y el Motivo (se dañó, se vendió, se donó…).
4. Si se vendió, marca «Se vendió» y escribe el «Valor de venta (sin IVA)». Abajo ves la ganancia o la pérdida.
5. Pulsa «Dar de baja». El asiento saca el activo del balance y lleva la diferencia a resultados.

Conviene saberLa factura de la venta del activo se emite aparte, como cualquier venta.

1. Elige el año arriba. Si dice que los meses todavía no existen, pulsa «Crear los doce meses de…».
2. Pulsa «Cerrar» en la fila del mes.
3. El sistema revisa el mes y lista lo pendiente, cada cosa con su «Resolver»: asientos en borrador, movimientos del banco sin explicar, documentos emitidos sin asiento, facturas recibidas sin contabilizar, retenciones de clientes sin aprobar y activos fijos sin depreciar.
4. Si dice «Nada pendiente», pulsa «Cerrar el mes».
5. Si quedan avisos que ya revisaste y quieres cerrar igual, pulsa «Cerrar de todos modos».

Conviene saberLos asientos en borrador impiden cerrar: apruébalos antes. Lo demás solo avisa, y cerrar igual es una decisión que tomas viendo la lista.

1. Pulsa «Reabrir» en la fila del mes.
2. Escribe el Motivo (por ejemplo: «Faltaba registrar la factura de…»).
3. Pulsa «Reabrir». Queda escrito quién lo reabrió y por qué, y se ve en la columna Detalle.

Conviene saberEscribe un motivo que se entienda dentro de seis meses: es lo que leerá quien revise los libros.

1. Cierra primero los meses de enero a noviembre; diciembre se cierra con el ejercicio.
2. En «Cierre del ejercicio» revisa los Ingresos, los Costos y gastos y la utilidad antes de participación e impuesto.
3. Revisa los importes propuestos de «Participación trabajadores (15 %)» e «Impuesto a la renta». Si la conciliación tributaria da otra cifra, escribe la que vas a declarar.
4. Pulsa «Cerrar el ejercicio…» y confirma. El sistema provisiona al 31 de diciembre, deja en cero las cuentas de resultado, lleva la utilidad al patrimonio, cierra diciembre y abre el año siguiente.
5. Si diciembre tiene pendientes, salen listados con su «Resolver»: resuélvelos o pulsa «Cerrar de todos modos».

Conviene saberLa reserva legal y los dividendos los decide la junta: se registran después con un asiento a mano desde resultados acumulados.

1. En el bloque del ejercicio ya cerrado, pulsa «Reabrir el ejercicio».
2. Escribe el Motivo y pulsa «Reabrir». La provisión, el cierre y la apertura se revierten con contra-asientos, y diciembre vuelve a quedar abierto.

1. Elige la fecha en «Poner al día desde». Los saldos iniciales son los del día anterior.
2. En cada cuenta escribe el «Saldo real» que había ese día (lo dicen el extracto del banco o el arqueo de caja). A la derecha ves la diferencia con lo que tiene el mayor, o «ya cuadra».
3. Para otra cuenta —un préstamo, el inventario, un activo— búscala en «Agregar otra cuenta» y pulsa «Agregar».
4. En «La diferencia va a» elige la cuenta de patrimonio que recibe la diferencia.
5. Pulsa «Registrar saldos iniciales». El sistema registra solo la diferencia, en un asiento con esa fecha.

Conviene saberSi una cuenta avisa que tiene ajustes después de esa fecha, puede que ya esté en su saldo real y registrarla aquí la contaría dos veces. Mira el saldo de hoy que muestra antes de escribir.

1. Revisa el paso 2: cada grupo dice qué documentos faltan, de qué fechas y por cuánto.
2. Si aparece «Elige la cuenta de las compras», elige para cada proveedor su cuenta de gasto (internet, honorarios, mercadería…). Queda recordada para sus próximas facturas.
3. Pulsa «Asentar lo que falta».
4. Al terminar, el resultado dice cuántos asientos nuevos se hicieron por tipo, cuántos quedaron en meses cerrados y cuántos esperan cuenta.

Conviene saberCada asiento lleva la fecha de su documento y queda aprobado a tu nombre. Las compras de los proveedores que dejes sin cuenta esperan; lo demás se asienta igual.

1. Abre la pestaña «Situación financiera». Es la foto de un día: lo que la empresa tiene (activo), lo que debe (pasivo) y lo que es de los dueños (patrimonio).
2. En «Al» elige la fecha. «Comparar con» viene marcado con el 31 de diciembre del año pasado: cambia la fecha o desmárcalo.
3. En «Nivel de detalle» elige de «1 · Lo más resumido» a «5 · Todo el detalle». Marca «Mostrar cuentas en cero» si quieres ver también las que no tienen saldo.
4. Lee cada línea con su saldo, su % (cuánto pesa sobre el total), el saldo en la otra fecha y la variación. Una línea en negativo dentro de un grupo, como la depreciación acumulada, resta: es lo normal.
5. Al pie, «Cuadra ✓» confirma que el activo es igual al pasivo más el patrimonio; si no cuadra, dice la diferencia exacta.
6. Descárgalo con «Descargar Excel» o «Descargar PDF».

Conviene saberUna línea con un triángulo y el saldo en rojo va al revés de lo normal, como una caja en negativo. No es un error de la pantalla: ábrela en el Libro mayor para ver qué movimiento la dejó así.

1. Abre la pestaña «Resultado integral». Responde si la empresa ganó o perdió dinero en el periodo, y por qué.
2. Elige Desde y Hasta, o un atajo: «Este mes», «Mes anterior», «Este año» o «Año anterior». «Comparar con el año anterior» pone al lado el mismo periodo del año pasado.
3. Lee la escalera de arriba abajo: utilidad bruta (las ventas menos lo que costó lo vendido), operacional (después de los gastos de administración y ventas), antes de participación e impuestos, y neta.
4. La columna «% ventas» dice cuánto se lleva cada línea de cada dólar vendido. La variación va en verde si es buena noticia y en rojo si es mala.
5. La flecha de cada línea abre o cierra el detalle de sus cuentas, y «Ocultar el detalle» las cierra todas. «Nivel de detalle» dice hasta qué nivel del plan se abre cada línea.
6. Descárgalo con «Descargar Excel» o «Descargar PDF».

Conviene saberMientras el año no se cierra, la participación a trabajadores y el impuesto a la renta salen como «estimado», para que la utilidad neta sea la que de verdad te quedaría. Se registran al cerrar el ejercicio en Cierre de mes.

1. Abre la pestaña «Indicadores». Dicen en una cifra si alcanza para pagar, cuánto se debe, qué tan rápido se cobra y se paga, cuánto deja el negocio y cuánto se lleva el impuesto.
2. En «Al» va la fecha del balance y en «Desde» el inicio del periodo de ventas, costos y utilidad. También hay atajos: «Este año», «Últimos 12 meses» y «Año anterior».
3. Cada tarjeta trae el valor con su unidad (veces, % o días), un semáforo con la palabra Bien, Atención o Mal, lo que significa, la Fórmula con las cifras y la Referencia usada.
4. Debajo, la comparación con antes dice si el cambio es mejor o peor.
5. Descárgalos con «Descargar Excel» o «Descargar PDF».

Conviene saber«Sin dato» no es un cero: quiere decir que con las cifras actuales el indicador no se puede calcular (por ejemplo, no hay costo de ventas en una empresa de servicios), y dice por qué. El semáforo es una guía para una pyme, no una regla.

1. Abre la pestaña «Cambios en el patrimonio». Cuenta qué tenían los dueños al empezar, qué lo cambió y cuánto tienen al final.
2. Elige Desde y Hasta, del mismo año: el estado es de un ejercicio. Si no eliges, va desde el 1 de enero.
3. Cada columna es una parte del patrimonio: capital, reservas, resultados acumulados, resultado del ejercicio. Cada fila, una razón del cambio: la utilidad del año, un aumento de capital, dividendos, un traspaso a la reserva.
4. Pulsa una fila para ver los asientos que la forman, y un asiento para abrir su detalle. «Qué suma cada columna» dice qué cuentas hay en cada una.
5. Al pie dice si empata con la Situación financiera. Descárgalo con «Descargar Excel» o «Descargar PDF».

Conviene saberUn traspaso mueve dinero de una columna a otra y no cambia el total. Si una cuenta no dice qué es (capital, reserva, resultados…), va a «Otras cuentas del patrimonio» con un aviso: ponle un nombre que lo diga.

1. Abre la pestaña «Flujo de efectivo» y elige Desde y Hasta. Explica por qué la caja y los bancos subieron o bajaron.
2. Arriba, la caja y bancos al empezar, lo que dejó cada actividad y la caja y bancos al terminar.
3. Lee las tres actividades: Operación (vender, cobrar, comprar, pagar sueldos e impuestos), Inversión (equipos, software, inversiones) y Financiamiento (préstamos, socios, dividendos). Cada renglón dice en una frase qué significa su cifra.
4. Pulsa un renglón para ver sus cuentas, y una cuenta para abrir su Libro mayor del mismo periodo.
5. Al pie, «Cuadra ✓» confirma que lo calculado llega al saldo real de caja y bancos. Descárgalo con «Descargar Excel» o «Descargar PDF».

Conviene saberUna cifra negativa en operación no siempre es mala noticia: si los clientes deben más, es venta que todavía no se cobra. Lo que va a entrar y salir en las próximas semanas está en Tesorería → Flujo de caja proyectado.

1. Abre la pestaña «Análisis horizontal». Pone los periodos uno al lado del otro para ver hacia dónde va cada línea.
2. En «Estado» elige Resultado integral (lo que se ganó en cada periodo) o Situación financiera (cómo estaba la empresa al cierre de cada uno).
3. En «Periodos» elige Mes a mes, Por trimestre o Año a año, y el Año. «Detalle» abre las cuentas de cada línea.
4. La gráfica chica de cada línea dibuja su tendencia; «Variación» compara el último periodo con el anterior, y en el resultado integral «Total» suma el año.
5. Descárgalo con «Excel» o «PDF»: ahí van las cifras con centavos.

Conviene saberSi el último periodo es el mes en curso, todavía no está completo: su variación contra el mes anterior se lee con eso en mente.

1. Abre la pestaña «Libro mayor».
2. En «Cuenta o grupo» busca la cuenta por código o nombre. Si eliges un grupo (por ejemplo, «Efectivo»), sale cada cuenta por separado y al final lo que suman.
3. Elige Desde y Hasta, o un atajo: «Este mes», «Mes anterior», «Este año» o «Año anterior».
4. Lee el saldo anterior, cada movimiento en su fecha y el saldo después de cada uno. Toca el número del asiento para ver todas sus líneas.
5. Descárgalo con «Descargar Excel» o «Descargar PDF».

Conviene saberEn las cuentas deudoras (caja, bancos, clientes, gastos) el debe suma; en las acreedoras (proveedores, capital, ventas) suma el haber. Un saldo negativo, en rojo, va al revés de lo normal.

1. Abre la pestaña «Comprobación» y elige Desde y Hasta, o un atajo.
2. En «Nivel de detalle» elige «Todas las cuentas», «1 · Lo más resumido» o hasta qué nivel. «Solo con movimiento» deja fuera las cuentas sin saldo ni movimientos en el periodo.
3. Cada cuenta muestra su Saldo inicial, el Debe, el Haber y el Saldo final, con su lado: deudor o acreedor.
4. Al pie dice si cuadra: el debe igual al haber y los saldos deudores iguales a los acreedores. Si no, la diferencia exacta.
5. Toca una cuenta para abrir su Libro mayor con el mismo periodo. Descárgala con «Descargar Excel» o «Descargar PDF».

Conviene saberCuando no cuadra, la diferencia suele venir de un asiento con las líneas descuadradas: búscalo en Asientos.

1. Abre la pestaña «Clientes» (o «Proveedores») y elige Desde y Hasta.
2. Lee la fila de cada uno: lo que debía al empezar, lo facturado, lo cobrado por clase y el saldo final. Un saldo en rojo es a favor del otro: pagó de más o hay un anticipo sin cruzar.
3. Marca «Solo los que tienen saldo al terminar» para ver solo a quién cobrar (o pagar).
4. Pulsa un nombre para abrir su estado de cuenta, con cada factura y cada cobro en su fecha, y desde ahí enviarlo por correo.
5. Descárgalo con «Descargar Excel» o «Descargar PDF».

Conviene saberLa fila de cada cliente sale del mismo cálculo que su estado de cuenta individual: las dos cifras siempre coinciden.

1. Abre la pestaña «Bancos», elige el banco y las fechas.
2. Lee cada movimiento de los libros con el saldo que dejó. En «Extracto» dice la fecha en que apareció en el extracto, o «Pendiente».
3. Debajo, «En el extracto y no en los libros» lista lo que el banco trae y no está registrado (comisiones, intereses, depósitos).
4. La «Conciliación» explica por qué el saldo del banco no es el de los libros. Descárgalo con «Descargar Excel» o «Descargar PDF».

Conviene saberLo pendiente se concilia en Tesorería → Bancos y conciliación; aquí se ve el resultado.

1. Pulsa «Nuevo cliente».
2. Elige el «Tipo de identificación» (RUC, Cédula, Pasaporte, Consumidor final o Identificación del exterior) y escribe la «Identificación».
3. Con un RUC de 13 dígitos o una cédula de 10, el sistema consulta solo el catastro del SRI y llena razón social, dirección, provincia y estado. Si no recuerdas el RUC, escribe el nombre en «Razón social» y elígelo de la lista del padrón.
4. Completa el «Email» (ahí le llegan las facturas), el «Teléfono», la «Provincia» y la «Ciudad».
5. Si le das crédito, elige «Días de crédito» y, si quieres, el «Límite de crédito» (en blanco, sin límite). Puedes ponerle tu propio «Código interno».
6. Pulsa «Guardar».

Conviene saberLos días de crédito proponen la fecha máxima de pago de cada factura que le emitas; sin línea de crédito se propone el máximo del mes.

1. Al escribir la identificación, el aviso de abajo dice si se encontró y con qué estado: ACTIVO, SUSPENDIDO o PASIVO.
2. En un cliente ya creado, pulsa editar y luego «Revalidar SRI» para volver a consultarlo.
3. Si su estado no es ACTIVO, la factura te pedirá confirmar antes de emitirle.

Conviene saberQue un RUC no aparezca en el padrón no prueba que no exista: la copia del catastro tiene fecha. Puedes seguir con los datos que escribiste.

1. Abre un cliente ya guardado con editar; abajo está «Personas de contacto».
2. Pulsa «Añadir», escribe el nombre, elige su rol (Facturación, Administrativo, Comercial, Técnico o General), su correo, teléfono y cargo, y pulsa «Añadir».
3. Marca la casilla del sobre en quien debe recibir los documentos: con una persona marcada, le llega a ella; con varias, la primera la recibe y las demás van en copia.
4. Sin nadie marcado, los documentos van al «Email» de la ficha.

Conviene saberUna persona con rol Facturación y correo queda marcada sola para recibir. Si el cliente dice que la factura no le llega, revisa aquí a quién se le está mandando.

1. «Exportar» baja clientes y proveedores en Excel, en el mismo formato que se puede volver a subir.
2. Pulsa «Importar» → «Descargar la plantilla (.xlsx)». Trae los contactos de hoy y una hoja con instrucciones; «Ver el formato» muestra cada columna con su ejemplo y las reglas.
3. Llénala o corrígela: solo la identificación y la razón social son obligatorias; el tipo se deduce del RUC o la cédula.
4. Elige el archivo y pulsa «Importar». El resultado dice cuántos se crearon, cuántos se actualizaron y, fila por fila, qué falló.
5. Corrige las filas con error y vuelve a subir el archivo: lo que ya entró se actualiza, no se duplica.

1. Pulsa la papelera de su fila.
2. Si el cliente tiene facturas, no se borra: queda desactivado y ya no se le puede facturar. Si no tiene ninguna, se elimina.

Conviene saberLa papelera actúa al primer clic, sin pedir confirmación: fíjate bien en la fila antes de pulsarla.

1. Pulsa «Nuevo proveedor» y escribe su RUC o cédula: los datos llegan solos del catastro del SRI.
2. Completa el correo y el teléfono.
3. Si tu empresa es agente de retención, aparecen «Aplica retención IR» (con su «% Retención IR») y «Aplica retención IVA»: marca lo que le corresponde.
4. Pulsa «Guardar».

Conviene saberSi tu empresa no es agente de retención, esas casillas no aparecen: retener es un nombramiento del SRI, no una opción.

1. Pulsa «Nuevo proveedor» y escribe la misma identificación que tiene como cliente.
2. Pulsa «Guardar»: el sistema no crea otra ficha, le suma el rol de proveedor a la que ya existe.

1. «Importar» y «Exportar» funcionan igual que en Clientes: es la misma plantilla para los dos.
2. Una identificación que ya existe se actualiza y sus roles se suman; no se duplica.

1. Pulsa «Agregar nuevo» y elige arriba «Producto» o «Servicio».
2. En «Datos generales»: el «Código principal» se sugiere libre; escribe la «Descripción» (es lo que sale en la factura), el «Valor unitario (PVP1)» sin IVA, la «Tarifa IVA» y la «U. Medida».
3. Marca «Para venta», «Para compra» o las dos.
4. Si es un bien que cuentas en bodega, marca «Controlar inventario»: aparece la pestaña «Inventario».
5. En «Datos adicionales» elige la «Categoría» y, si hace falta, agrega detalles con Nombre y Valor.
6. Pulsa «Aceptar».

Conviene saberLos precios van sin IVA y admiten hasta 6 decimales; el IVA se calcula al facturar con la tarifa vigente.

1. En la pestaña «Inventario», al crear el producto, pon las «Existencias iniciales».
2. Fija el «Stock mínimo», el «Punto de reorden», la «Cantidad a reordenar» y el «Proveedor preferido»: de ahí salen las alertas y las sugerencias de compra.
3. Marca «Maneja lotes/vencimiento» (con sus «Días de alerta antes de vencer») o «Maneja números de serie», si corresponde.

Conviene saberUna vez creado, las existencias no se cambian aquí: se corrigen en Inventario → Ajustes, para que quede el movimiento.

1. Pulsa «Importar desde Excel» y luego «Descargar la plantilla (.xlsx)».
2. Llena una fila por producto o servicio. Solo la descripción es obligatoria; lo demás tiene valor por defecto (tipo producto, IVA 15, unidad UNIDAD).
3. «Ver el formato» muestra cada columna con su ejemplo y las reglas: solo .xlsx sin macros, hasta 5 MB y 5.000 filas, sin fórmulas.
4. Elige el archivo y pulsa «Importar». El resultado dice cuántos se crearon, cuántos se actualizaron y qué filas fallaron y por qué.

Conviene saberUn código que ya existe se actualiza, no se duplica: para cambiar precios en bloque, sube el código con el precio nuevo. Una categoría que no existe se crea sola.

1. Pulsa el lápiz, cambia lo que haga falta y pulsa «Aceptar».
2. Si algo se creó como servicio desde una factura y es un bien, cámbialo arriba a «Producto»; el control de inventario no cambia solo: actívalo tú.
3. La papelera lo desactiva (pide confirmar); se reactiva después marcando «Activo».

1. Pulsa «Nueva categoría».
2. Escribe el «Nombre de la categoría» y la «Prioridad», y deja marcado «Activo».
3. Pulsa «Aceptar».
4. Asígnala a cada producto en la pestaña «Datos adicionales» de su ficha, o en la columna de categoría al importar desde Excel.

1. Pulsa el lápiz para cambiar el nombre, la prioridad o el estado, y pulsa «Aceptar».
2. La papelera la elimina después de confirmar: sus productos quedan sin categoría.

1. Pulsa «Nueva bodega» (o «Crear bodega principal», si todavía no hay ninguna).
2. Escribe el «Código» y la «Descripción», y elige el «Método de costeo»: «Promedio ponderado» o «FIFO».
3. Agrega la «Dirección» y, si quieres, un «Responsable (opcional)» de tus contactos.
4. Marca «Bodega principal», «Activa», «Permite ventas» y «Permite compras» según corresponda.
5. Pulsa «Crear bodega».

Conviene saberEl método de costeo decide con qué costo sale lo que se vende de esa bodega: elígelo con tu contador.

1. Pulsa el lápiz de su tarjeta.
2. Cambia lo necesario y pulsa «Guardar cambios». Para dejar de usarla, desmarca «Activa».

1. En la pestaña «Vehículos», pulsa «Nuevo vehículo».
2. Escribe la «Placa» (obligatoria) y elige el «Tipo de vehículo»; si quieres, agrega «Marca», «Modelo», «Año», «Color» y «Capacidad (kg)».
3. Pulsa «Crear».

1. En la pestaña «Choferes», pulsa «Nuevo chofer».
2. Elige el «Tipo de identificación» y escribe la «Identificación» y el «Nombre completo» (obligatorios).
3. Agrega el «Tipo de licencia», el «Nº licencia» y su «Vencimiento», el teléfono y el correo.
4. Pulsa «Crear».

Conviene saberEn la guía de remisión el chofer se elige de esta lista y trae su identificación como la del transportista: regístralo aquí antes de emitir la guía.

1. Pulsa el lápiz de su tarjeta.
2. Desmarca «Activo» y pulsa «Guardar».

1. Pulsa «Nuevo proyecto».
2. Escribe el Código (por ejemplo, PROY-001) y el Nombre; los dos son obligatorios.
3. Busca el Cliente por nombre o RUC y, si quieres, escribe el Responsable.
4. En «Nota de pedido» escribe la del trabajo: las compras de las órdenes que la lleven cuentan como costo del proyecto. Pon el Presupuesto si lo tienes.
5. Pulsa «Crear».

1. Pulsa la tarjeta del proyecto.
2. Lee las cuatro cifras: Facturado (sin IVA) con lo cobrado debajo, Costos (sin IVA) con cuántas facturas de compra, Margen con su porcentaje sobre lo facturado, y Presupuesto con las horas registradas y cuántas son facturables.
3. Debajo, en Ventas y Compras, cada documento con su número, fecha y valor sin IVA. Las notas de crédito de una factura del proyecto restan solas.

Conviene saberEl margen es lo facturado menos las compras colgadas, sin IVA. Si una compra del trabajo no está colgada, el margen se ve más alto de lo que es.

1. Lo más cómodo es elegirlo en el momento: en «Proyecto (opcional)» al emitir la factura de venta y al contabilizar la compra en Documentos recibidos.
2. Para una factura ya emitida o registrada, abre la ficha del proyecto y pulsa «Colgar documento».
3. Elige «Facturas de venta» o «Facturas de compra», busca por número o nombre y pulsa el documento. Solo salen los que no cuelgan de otro proyecto; los del cliente del proyecto van primero.
4. Pulsa «Listo». Para soltar un documento, pulsa la X a su derecha en la ficha.

Conviene saberLas compras que entran por la nota de pedido y las notas de crédito que cuentan por su factura no se sueltan desde aquí: van con su orden o con su factura.

1. Registra la orden en Ventas → Órdenes de clientes y cuélgala del proyecto.
2. En la ficha del proyecto, «Órdenes de compra del cliente» muestra cada una con su vigencia, lo facturado contra ella y lo que queda, y avisa si la orden o su contrato vencieron.

1. En la ficha, pulsa «Tarea».
2. Escribe el Título, en «Asignado a» quién la hace y la Prioridad (Baja, Media o Alta). Pulsa «Crear».
3. Marca la casilla de una tarea para darla por completada; vuelve a pulsarla para reabrirla.

Conviene saberLas horas que se registran contra una tarea en Operación → Horas suman a sus horas reales.

1. Pulsa «Registrar horas».
2. Escribe la Fecha, las Horas (hasta 24 por parte) y «Qué se hizo»: es lo que el cliente va a leer en la factura.
3. Elige el Proyecto si lo hay (trae su cliente) y su Tarea; si no, busca el Cliente.
4. Deja marcado «Facturable» si se cobra al cliente; desmárcalo para lo interno (reuniones, formación, garantía).
5. Si el cliente tiene bolsa, elige en «Descontar de una bolsa» de cuál; si no, las horas quedan por facturar. La «Tarifa por hora» solo sirve para valorar: no factura nada.
6. Pulsa «Registrar».

1. Marca «Solo sin facturar (de siempre)»: salen todas las horas facturables que no fueron a una bolsa, a un contrato ni a una factura.
2. Filtra por Cliente o por Persona si quieres. Junto a los filtros ves cuántos partes y cuántas horas son.
3. Si el cliente tiene un contrato con una línea según consumo por horas, sus horas entran solas en la propuesta del periodo, en Ventas → Por facturar de contratos.

Conviene saberRevisa esta lista antes de cerrar el mes: una hora que se atendió y no se imputó a nada es una hora que no se cobra.

1. Pulsa «Corregir» o «Borrar» en la fila del parte.
2. Cada persona corrige sus propias horas; Gerencia, las de todos.

Conviene saberLo que ya entró en un contrato o en una factura no se corrige: registra otro parte con el ajuste.

1. Pulsa «Nueva bolsa».
2. Busca el Cliente y escribe las Horas compradas. Si quieres, completa Precio total (sin IVA), Fecha de compra, Vence (en blanco no caduca), Nombre y Observaciones.
3. Pulsa «Dar de alta». Las horas que se registren contra ella bajan su saldo.
4. Cuando se acabe o ya no se use, pulsa «Cerrar» en su fila; «Reabrir» la vuelve a activar.

Conviene saberLa bolsa no factura: la factura por la venta de esas horas se emite aparte, como cualquier venta.

1. Ve a Ventas → Documentos emitidos y abre el menú de la factura autorizada.
2. Pulsa «Despachar».
3. Escribe la «Dirección de entrega» (vacía, toma la del cliente), la «Entrega estimada» y las Observaciones (horario, contacto en sitio…).
4. Pulsa «Crear envío». Queda «Por despachar» en Envíos.

1. En Envíos, pulsa «Despachar» en la fila del envío.
2. Con «Flota propia», elige el Vehículo y el Chofer. Con «Transportadora», busca al transportista (un proveedor con RUC) y escribe la «Placa del camión».
3. Revisa el «Fin del traslado».
4. Pulsa «Despachar y emitir guía»: el envío pasa a «En ruta» y la guía de remisión sale al SRI con la factura como sustento.

Conviene saberLos vehículos y choferes se dan de alta en Contactos y productos → Vehículos y choferes. Si no tienes flota propia, elige «Transportadora».

1. Cuando llegue, pulsa «Entregado», escribe la Fecha, quién Recibió y su Cédula, y pulsa «Confirmar entrega».
2. Si regresó, pulsa «Devuelto», escribe el «Motivo de la devolución» y pulsa «Marcar devuelto».

Conviene saberMarcar devuelto no deshace la venta: si la mercadería vuelve, la nota de crédito se emite desde la factura.

1. Pulsa «Traslado sin factura».
2. Escribe Origen, Destino y Observaciones, y pulsa «Crear traslado».
3. Despáchalo como cualquier envío: pasa a en ruta, pero no emite guía.

Conviene saberSi ese traslado necesita guía de remisión, se emite desde Nuevo documento.

1. En la pestaña Personal, pulsa «Nuevo colaborador».
2. Elige el Vínculo: «Relación de dependencia» (contrato de trabajo: rol de pagos con IESS, décimos y fondos de reserva, RDEP y vacaciones de ley) o «Prestación de servicios» (factura sus honorarios).
3. Escribe la Cédula (o la cédula o RUC, si presta servicios), Nombres y Apellidos. Después, el Sueldo base y la Fecha ingreso; si presta servicios, el Honorario mensual y desde cuándo.
4. Elige Departamento y Cargo. En relación de dependencia, elige también el Tipo contrato (Indefinido, Plazo fijo, Eventual o Pasantía) y marca «Fondos de reserva» si le corresponden.
5. Pulsa «Crear». Para corregirla después, usa el lápiz de su fila; ahí también se marca o desmarca «Activo».

Conviene saberQuien presta servicios no entra al rol de pagos, al RDEP ni a las vacaciones de ley: sus honorarios se registran en Compras, con su retención.

1. En la pestaña Nómina, pulsa «Generar nómina».
2. Elige el Año y el Mes y pulsa «Generar». El sistema calcula a cada persona en relación de dependencia: aporte al IESS, décimo tercero, décimo cuarto, impuesto a la renta mensual y provisiones patronales.
3. Pulsa el ojo de la fila («Ver detalle») para ver a cada persona, y «Desglose» para ver sus ingresos, egresos, provisiones y el neto a pagar.

Conviene saberMientras está en BORRADOR, generar otra vez el mismo mes la recalcula, por ejemplo después de corregir un sueldo. Una nómina aprobada ya no se recalcula.

1. Revisa el detalle y el desglose de cada persona.
2. Pulsa «Aprobar» en la fila del mes. La nómina pasa a APROBADO.
3. Al aprobarla, el sistema registra en contabilidad el gasto de sueldos y beneficios y lo que se debe al IESS y al personal.

Conviene saberAprobar es definitivo: después ya no se puede volver a generar ese mes. Revisa antes.

1. En la pestaña «Vacaciones y permisos», pulsa «Registrar vacaciones o permiso».
2. Elige la Persona y el Tipo: Vacaciones, Permiso con sueldo, Permiso sin sueldo, Enfermedad, Maternidad, Paternidad o Calamidad doméstica.
3. Escribe Desde y Hasta. En Días, vacío cuenta los días de calendario (las vacaciones de ley cuentan los no laborables); escribe 0,5 para medio día. El Motivo es opcional.
4. Pulsa «Registrar». Queda «Por aprobar», salvo que Gerencia marque «Ya está aprobada».
5. Gerencia decide en el bloque «Por aprobar» con «Aprobar» o «Rechazar», y puede «Anular» lo ya registrado.

Conviene saberEl «Saldo de vacaciones» sale según el Código del Trabajo: 15 días por año cumplido y uno más por cada año después del quinto. «En curso» es lo que se va ganando este año y todavía no se puede tomar. Un aviso marca a quien acumula más de tres años.

1. En la pestaña Departamentos, pulsa «Nuevo departamento», escribe el Nombre y pulsa «Crear».
2. En la pestaña Cargos, pulsa «Nuevo cargo», escribe el Nombre, elige el Departamento y, si quieres, el Nivel salarial (Junior, Senior…). Pulsa «Crear».
3. Después, asígnalos a cada persona desde su ficha.

1. En la pestaña «Empresa», pulsa «Actualizar desde el SRI» para traer la razón social, el nombre comercial y la dirección de tu RUC.
2. Revisa «Razón social», «Nombre comercial», «Dirección de la matriz», «Teléfono» y «Correo de la empresa»: debajo de cada uno dice dónde sale.
3. Pulsa «Guardar».
4. Para el logo, pulsa el recuadro del logo («Cambiar logo») y elige una imagen de menos de 750 KB: sale en la factura impresa.

Conviene saberEl RUC no se cambia aquí: va dentro de cada clave de acceso. Si está mal, escríbenos a soporte.

1. En la pestaña «Empresa», baja a «Firma electrónica».
2. Pulsa «Seleccionar archivo .p12» y elige el archivo de tu certificado.
3. Escribe la clave del certificado en «Password del certificado».
4. Pulsa «Cargar certificado».
5. Revisa lo que dice la firma: «Titular», «Identificación», «Emitida por» y «Válida hasta», con los días que le quedan.

Conviene saberSin firma vigente no se emite nada. Si bajo «Identificación» sale «No es el RUC de esta empresa.», cargaste el certificado de otra empresa. Renuévala a tiempo: «Lo tuyo hoy» avisa desde dos meses antes.

1. En la pestaña «Empresa», baja a «Quién firma los estados financieros».
2. En «Representante legal», escribe el «Nombre completo» y la «Cédula o RUC».
3. En «Contador», escribe el «Nombre completo», la «Cédula o RUC» y, si lo tiene, el «Registro profesional (opcional)».
4. Pulsa «Guardar quién firma».

Conviene saberSalen al pie de cada estado financiero en PDF (situación financiera, resultados, indicadores, comprobación y mayor), bajo la línea para firmar. Si los dejas vacíos, la línea sale solo con el cargo, para firmar a mano.

1. Abre la pestaña «SRI».
2. Elige el «Régimen tributario» (Régimen General, RIMPE Emprendedor o RIMPE Negocio Popular) y el «Tipo de contribuyente», tal como constan en tu RUC.
3. En «Calificaciones del SRI», marca «Agente de retención» o «Contribuyente especial» si lo eres, con su número de resolución.
4. Escribe el «Correo de facturación»: recibe copia de cada comprobante que se emite, y los clientes responden ahí.
5. Pulsa «Guardar configuración SRI».

Conviene saberEsto sale en el XML y en el RIDE de cada comprobante, y cambia lo que hace el sistema: por ejemplo, sin «Agente de retención» no aparece Retenciones a proveedores.

1. Abre la pestaña «Varios». Cada ajuste tiene su interruptor a la derecha y, al encenderlo, sus opciones debajo.
2. «Contabilidad»: «Llevar contabilidad aunque no esté obligada», «Contabilizar recibidos desde» (solo si traes saldos de tu sistema anterior) y «Asentar la depreciación cada mes, sola».
3. «Operación»: «La empresa despacha mercadería» y, con eso, «Descontar el stock al despachar, no al facturar».
4. «Cobranza»: el plazo para clientes sin días de crédito, los recordatorios de facturas por correo y la confirmación de cada cobro al cliente.
5. «Estados de cuenta» (a los clientes y a los proveedores) y «Cada mañana: «Lo tuyo hoy»».
6. Pulsa «Guardar cambios», al pie. Mientras no lo hagas, dice «Tienes cambios sin guardar».

Conviene saberJunto a cada envío automático dice cuándo salió por última vez («Última vez: …»): así sabes si los recordatorios o el correo de la mañana están saliendo.

1. En la pestaña «Varios», baja a «Cuentas para los pagos, en cada factura».
2. Marca hasta tres cuentas bancarias de la empresa: se guarda al marcar.
3. Revisa «Así sale en la factura»: es lo que se imprime, también en las facturas de los contratos.

Conviene saberSi no aparece ninguna cuenta, regístrala primero en Bancos y conciliación.

1. Pulsa «Agregar».
2. Escribe el «Código * (3 dígitos)», por ejemplo 002, y un «Nombre *».
3. En «Dirección del establecimiento *», pon la que figura en tu RUC para ese local: sale en cada comprobante que emite.
4. Marca «Es la sede Matriz» solo si lo es, y deja marcado «Activo».
5. Pulsa «Guardar».

1. En la fila del establecimiento, pulsa «Puntos de emisión».
2. Pulsa «Agregar punto».
3. Escribe el «Código * (3 dígitos)» y la «Descripción *», por ejemplo «Caja 2».
4. Revisa la «Serie que generará» y pulsa «Guardar». Sus secuenciales empiezan en cero.

1. Abre los «Puntos de emisión» del establecimiento y, en el punto, pulsa el botón «Secuencial».
2. Elige el «Tipo de comprobante»: Factura, Nota de crédito, Nota de débito, Guía de remisión o Retención.
3. En «Próximo secuencial», escribe el número siguiente al último que emitiste allá.
4. Comprueba «El próximo será» y pulsa «Guardar». Repite con cada tipo de comprobante.

Conviene saberEscribe el siguiente, no el último: si tu última factura fue la 154, pon 155. Con el último, la primera factura saldría con un número que el SRI ya tiene autorizado.

1. Si sale el aviso de que la dirección de la matriz no es la de Empresa, compara las dos.
2. Si la buena es la de Empresa, pulsa «Usar la de Empresa».
3. Si la buena es la de aquí, corrígela en Configuración → Empresa.

1. Pulsa «Editar» (el lápiz) en el establecimiento o en el punto de emisión.
2. Desmarca «Activo» y pulsa «Guardar».

Conviene saberUn establecimiento o un punto que ya emitió comprobantes no se puede eliminar ni cambiar de código: desactívalo y, si necesitas otro código, crea uno nuevo.

1. Entra a Configuración → Usuarios y roles.
2. Pulsa «Nuevo usuario».
3. Escribe el «Nombre completo» y el «Correo».
4. En «Aplicación», elige Smart ERP; debajo dice cuántos puestos te quedan en el plan.
5. Elige el «Rol» y pulsa «Crear usuario». La persona recibe sus credenciales por correo.

Conviene saberEn su primer ingreso, el sistema le pide definir una contraseña propia.

1. En «Usuarios activos», pulsa la persona.
2. Abre la pestaña de Smart ERP y elige el nuevo «Rol».
3. Pulsa «Guardar cambios».

Conviene saberLa persona ve su rol nuevo al volver a entrar: pídele que cierre sesión y entre otra vez.

1. Pulsa la persona y abre «Licencias y aplicaciones».
2. Marca Smart ERP.
3. En la pestaña de Smart ERP, elige su «Rol» y pulsa «Guardar cambios».

1. Pulsa la persona.
2. Pulsa «Bloquear acceso» para que deje de entrar; «Reactivar acceso» se lo devuelve.
3. Si ya no trabaja con la empresa, pulsa «Eliminar»: pasa a «Usuarios eliminados» y se puede restaurar durante 30 días.

1. Pulsa la persona.
2. Pulsa «Restablecer contraseña»: le llega una contraseña temporal por correo. Si el correo no sale, la pantalla te la muestra para que se la entregues.
3. Al entrar con ella, el sistema le pide definir una propia.

1. Entra a Configuración → Bitácora: de entrada trae los últimos siete días.
2. Cambia «Desde» y «Hasta».
3. Lee de arriba abajo: lo más reciente va primero.

Conviene saberSe muestran hasta 300 cambios por consulta: si buscas algo puntual, acorta las fechas.

1. Escribe en «Buscar» el nombre o el correo de la persona, o parte de la acción.
2. La lista se filtra mientras escribes.